ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO CONCILIACIONES BANCARIAS

VERSION: 4.0

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(1)

Encargado de Conciliaciones Bancarias de Grupo Interno de Trabajo de Contabilidad

Descarga de las entidades financieras los extractos bancarios en formato de Excel a más tardar el quinto día hábil de cada mes.
 

A excepción de los extractos bancarios de las cuentas maestras de recaudo, es el segundo día hábil.
 

(2)

Encargado del registro de Actas de Anulación/ Grupo Interno de Trabajo de Tesorería

Remite a más tardar el quinto día hábil del mes las devoluciones por pagos rechazados de pensionados y proveedores.
 

(3)

Encargado de Conciliaciones Bancarias de Grupo Interno de Trabajo de Contabilidad

Descarga el décimo día calendario la información detallada del Sistema Integrado de Información Financiera Vigente del movimiento de las cuentas bancarias de la Entidad incluidas las cajas menores.
 

A excepción de las cuentas bancarias maestras del recaudo, el segundo día hábil descarga la información detallada del Sistema Integrado de Información Financiera.
 

(4)

Encargado de Recibir Correspondencia de Grupo Interno de Trabajo de Contabilidad

Viene del procedimiento APGDOSGEPT18 CORRESPONDENCIA EXTERNA RECIBIDA PRESENCIAL Recibe extractos bancarios en medio físico el once día calendario de cada mes y entrega al encargado de realizar las conciliaciones bancarias.
 

Si el onceavo día calendario corresponde a sábado, domingo o día festivo se correrá al siguiente día hábil.
 

(5)

Encargado de Conciliaciones Bancarias de Grupo Interno de Trabajo de Contabilidad

Realiza la verificación de las respectivas partidas contables en el Sistema de Información financiera vigente, junto con el extracto bancario de las cuenta a conciliar; verificando el saldo inicial del periodo, el cual debe ser el mismo en el que finaliza el periodo anterior de la cuenta bancaria a conciliar; de la totalidad de las cuentas bancarias que la entidad incluyendo en donde la entidad maneja los recursos de cajas menores.
 

(6)

Encargado de Conciliaciones Bancarias de Grupo Interno de Trabajo de Contabilidad

Diligencia el Formato APGRFGCOF010. CONCILIACION BANCARIA relacionando los movimientos ingresos y egresos de extracto bancario y auxiliar detallado de libro de bancos del Sistema de Información Financiera Vigente del mes a conciliar, verificando que el saldo final del extracto en medio magnético sea igual al saldo en medio físico, manteniendo los saldos de los movimientos del mes anterior conciliado de las cuentas bancarias de la Entidad incluidas las cajas menores.
 

(7)

Encargado de Conciliaciones Bancarias de Grupo Interno de Trabajo de Contabilidad

Confronta los Ingresos y Egresos de cada una de las cuentas bancarias entre el Extracto Bancario Vs Ingresos y Egresos libro detallado del Sistema de Información Financiera vigente conciliado de las cuentas bancarias de la Entidad incluidas las cajas menores, del mes calendario que se está conciliando.
 

(8)

Encargado de Conciliaciones Bancarias de Grupo Interno de Trabajo de Contabilidad

Toma las devoluciones y/o pagos rechazados, los identifica con el extracto bancario, y se procede a cruzar con el libro de bancos del Sistema de Información Financiera Vigente de las cuentas bancarias de la Entidad.
 

Aplica para la actividad 7 en lo relacionado con cruce de Egresos
 

(9)

Encargado de Conciliaciones Bancarias de Grupo Interno de Trabajo de Contabilidad

Cruza Egresos de extracto bancario Vs Nomina de pensionados y San Juan de Dios del archivo de las devoluciones de pensionados
 

Aplica para la cuenta bancaria bancarias de las diferentes nóminas de pensionados que maneja la entidad
 

(10)

Encargado de Conciliaciones Bancarias de Grupo Interno de Trabajo de Contabilidad

Registra las partidas pendientes por conciliar tanto en los ingresos como en los egresos de las cuentas bancarias de la Entidad incluidas las cajas menores, teniendo en cuenta; los valores pendientes de cobro por concepto de nómina, consignaciones sin registrar en libros, ficheros pendientes de cobro, cargos efectuados por el banco y pagos rechazados.
 

Los conceptos mencionados deben registrarse en el formato de conciliación bancaria APGRFGCOF010.
 

(11)

Encargado de Conciliaciones Bancarias de Grupo Interno de Trabajo de Contabilidad

Imprime y firma las conciliaciones Bancarias de la Entidad incluidas las cajas menores y remite al Coordinador de Grupo Interno de Trabajo de Contabilidad, para revisión, verificación y firma.
 

Anexa como soporte extracto bancario, Auxiliar de libro por PCI y el Auxiliar detallado del Sistema de Información Financiera Vigente. Para las cajas menores se deja como soporte de apoyo copia del libro manual llevado por la cuentadante.
 

(12)

Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Contabilidad

Revisa, verifica y aprueba las conciliaciones bancarias de la Entidad incluidas las cajas menores y procede a firmarlas verificando que se encuentre dentro de los 23 días calendario del mes siguiente. Remite en medio físico a la Coordinación Grupo Interno de Trabajo de Tesorería las conciliaciones bancarias de la Entidad y a los responsables de cajas menores a través de correo electrónico.
 

Excepto las conciliaciones de recaudo y situado fiscal el tercer día hábil del mes siguiente.
 

(13)

Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Tesorería y/o cualquier funcionario

Recibe las conciliaciones bancarias de la Entidad y firma con la fecha de recibido. Procede a la depuración de las partidas pendientes de conciliar remitiendo comunicaciones a las Entidades Financieras y a los distintos procesos de la Entidad para aclaración de partidas en conciliación; dentro de los 10 días hábiles a la fecha de recibida la conciliación
 

(14)

Responsables de Cajas Menores oficina principal (Bogotá) y de los puntos administrativos fuera de Bogotá.

Recibe la conciliación bancaria a través de correo electrónico, procede a su depuración, informa a vuelta de correo electrónico la gestión realizada al área de Contabilidad.
 

La depuración de las Cajas Menores de la Entidad es responsabilidad de Funcionarios asignados por medio de Acto Administrativo.
 

(15)

Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Tesorería y/o Responsable de Depurar las conciliaciones bancarias.

Remite soportes a través de correo electrónico o medio físico al responsable de elaborar las conciliaciones bancarias sobre la gestión adelantada para lograr la depuración. La depuración se debe realizar dentro de los 10 días hábiles al recibido de la conciliación bancaria.
 

(16)

Encargado de Conciliaciones Bancarias de Grupo Interno de Trabajo de Contabilidad

Anexa los soportes de la gestión adelantada dentro del proceso de depuración, así como describirlas en la conciliación del mes siguiente.
 

(17)

Encargado de Conciliaciones Bancarias de Grupo Interno de Trabajo de Contabilidad

Entrega al encargado del archivo Grupo Interno de Trabajo de Contabilidad para su foliación y archivo.
 

(18)

Entrega al encargado del archivo Grupo Interno de Trabajo de Contabilidad para su foliación y archivo

Recibe carpetas de conciliaciones bancarias y salvaguarda la información en el archivo teniendo en cuenta la TRD.