ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO REGISTRO DE OBLIGACIONES PRESUPUESTALES

VERSION: 3.0

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Secretaria/Grupo Interno de Trabajo de Contabilidad

Viene de los procedimientos APGRFSFIPT07 EXPEDICIÓN DE CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL y APGRFSFIPT08 EXPEDICIÓN REGISTRO PRESUPUESTAL, recibe de los interventores y/o secretaria de la Subdirección Financiera documentación requerida para el trámite de la obligación presupuestal
 

Para el trámite del pago a nuestros proveedores es indispensable consultar el instructivo para el pago de obligaciones.
 

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Secretaria/Grupo Interno de Trabajo de Contabilidad

Recibe y revisa la documentación entregada para la respectiva causación del pasivo de nuestro proveedor la cual debe venir debidamente descargada por el sistema Orfeo
 

El tercero que se encuentra cobrando la compra y/o prestación de sus servicio debe tener la cuenta bancaria debidamente creada en el sistema financiero así como su respetiva creación de su identificación ya sea cedula o nit
 

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Encargado de la causación del pasivo/Grupo Interno de Trabajo de Contabilidad

Recibe de la Secretaria del proceso la cuenta de cobro o factura de nuestros proveedores con sus debidos soportes los cuales son verificados según los requeridos mínimos para su tramite
 

Según Instructivo INSTRUCTIVO PARA EL PAGO DE OBLIGACIONES PRESUPUESTALES Y NO PRESUPUESTALES APGRFGCOIT04.
 

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Encargado de la causación del pasivo/Grupo Interno de Trabajo de Contabilidad

Verifica correo enviado por el GIT de Tesorería si el pago a realizar se encuentra programado en el PAC del mes se realiza el pago, de lo contrario se deberá informar al interventor el motivo por el cual no se puede dar trámite a dicha obligación.
 

Se cancelara solo en el mes que el interventor programo su pago ante el GIT de Tesorería
 

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Encargado de la causación del pasivo/Grupo Interno de Trabajo de Contabilidad

Liquida los impuestos de acuerdo con el estatuto tributario vigente y con las tablas de retenciones vigentes, así como los descuentos debidamente autorizados
 

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Encargado de la causación del pasivo/Grupo Interno de Trabajo de Contabilidad

Radica la cuenta por pagar en el sistema financiero indicando el NIT y/o Cedula de Ciudadanía, compromiso presupuestal, tipo de cuenta y valor a cancelar
 

Se debe tener en cuenta que las cuentas con vencimiento se deben tramitar con tres días de anticipación, por su manejo de PAC
 

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Encargado de la causación del pasivo/Grupo Interno de Trabajo de Contabilidad

Crea la obligación en el sistema financiero de la entidad indicando el número de la cuenta por pagar, tipo de gastos, afectación presupuestal, valor a cancelar, fecha de pago, concepto y documento soporte. El GIT de contabilidad dispone máximo de cinco días hábiles para el trámite de pago al respectivo proveedor.
 

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Encargado de la causación del pasivo/Grupo Interno de Trabajo de Contabilidad

Se imprime la obligación generada por el sistema financiero y su comprobante contable los cuales se firman y entregan al Coordinador del Grupo Interno de Contabilidad
 

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Coordinador /Grupo Interno de Trabajo de Contabilidad

Verifica la correcta afectación contable de la obligación, liquidación de impuestos y descuentos,
 

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Coordinador /Grupo Interno de Trabajo de Contabilidad

Firma y pasa a la Secretaria del GIT de Contabilidad la Obligación y comprobante contable debidamente firmado
 

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Secretaria/Grupo Interno de Trabajo de Contabilidad

Descarga del sistema Orfeo el radicado de la documentación y pasa al GIT de Tesorería para su respectivo pago procedimiento APGRFGTEPT10 Pagos Presupuestales.
 

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Secretaria/Grupo Interno de Trabajo de Contabilidad

Entrega La obligación debidamente firmada al GIT de Tesorería para el respectivo tramite.
 

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Secretaria/Grupo Interno de Trabajo de Contabilidad

Archiva el comprobante contable en el respectivo consecutivo del archivo del GIT de Contabilidad tabla de retención documental GCO-420-1501