ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO PROCESO DISCIPLINARIO ORDINARIO

VERSION: 2.0

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Secretaria/Secretaría General

VIENE DEL PROCEDIMIENTO CORRESPONDENCIA EXTERNA RECIBIDA PRESENCIAL APGDOSGEPT18. CORRESPONDENCIA EXTERNA RECIBIDA POR CORREO APGDOSGEPT19. Recibe queja o información radicada en la Oficina de Atención al ciudadano, revisa, verifica que los documentos correspondan a los relacionados. Entrega a coordinador de la Unidad de Control Disciplinario Interno.
 

Todas las quejas tanto las que se reciben de entes externos como las interpuestas por usuarios internos, deben radicarse en la Oficina de Atención al Ciudadano del FPS
 

(2)

Coordinador Unidad Control Disciplinario Interno/Secretaría General

Recibe de secretaria de Secretaría General la queja y sus soportes documentales, revisa las diligencias constitutivas de la queja , da instrucciones para que elabore memorando de asignación dirigido al profesional encargado de sustanciación de actuaciones disciplinarias de la U.C.I.D.
 

(3)

Secretaria/Secretaría General

Elabora memorando de asignación, lo entrega a su jefe para la firma. Firmado lo reasigna por el Sistema de correspondencia al Encargado de sustanciación de actuaciones disciplinarias.
 

(4)

Coordinador Unidad Control Disciplinario Interno/Secretaría General

Revisa y firma memorando de asignación de diligencias, devuelve a Secretaria de Secretaría General para que lo notifique y haga entrega del expediente al funcionario a quien se le asigna.
 

(5)

Secretaria/Secretaría General

Realiza notificación personal con el citado memorando y hace entrega personal de diligencias constitutivas de la queja.
 

(6)

Encargado de sustanciación de actuaciones disciplinarias /Secretaria General

Recibe de secretaria de Secretaría General memorando acompañado de diligencias o documentos de la queja, firma copia del memorando de asignación y devuelve copia firmada. Verifica inexistencia de causales de impedimento; de competencia; conflictos de intereses que le impidan avocar conocimiento y avocar la actuación disciplinaria.
 

Si al examen de la queja o informe se establece que existe algún conflicto de los consagrados en la ley especial, debe declararse el impedimento para adelantar la actuación delegada. La competencia está dada en razón de la calidad del sujeto disciplinable; la naturaleza del hecho, el territorio donde se cometió la falta, el factor funcional y el de conexidad.
 

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Encargado de sustanciación de actuaciones disciplinarias /Secretaria General

Organiza los documentos conformando físicamente el expediente disciplinario en original y copia, asigna número interno de proceso, registra la nueva actuación en el Libro Radicador de procesos disciplinarios.
 

Debe implementarse, como punto de control, la utilización de un libro radicador para consignar en detalle todas las actuaciones disciplinarias entregadas a la U.C.I.D. Siempre que las diligencias provengan de Procuradurías Delegadas o de otro ente de control externo debe conservarse el número asignado por dicho organismo y seguir utilizándolo en todos los trámites que se surtan en lo sucesivo.
 

(8)

Encargado de sustanciación de actuaciones disciplinarias/

Avoca el estudio de las diligencias recibidas, evalúa el contenido de la queja, analiza viabilidad o no viabilidad de iniciar actuación disciplinaria, emite concepto recomendando en cada caso qué actuación debe iniciarse (Inhibitorio, apertura Indagación Preliminar, Apertura de Investigación Disciplinaria). Presenta para revisión y aprobación del Coordinador de la Unidad de Control Interno Disciplinario.
 

El concepto emitido estará orientado a recomendar, de conformidad con el resultado del estudio de la queja, qué acción debe adelantarse de inmediato.
 

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Coordinador Unidad Control Disciplinario Interno/Secretaría General

Recibe y revisa el concepto sometido a su estudio, aprueba. Instruye a secretaria de Secretaria General para que elabore auto de delegación para práctica de pruebas y lo notifique.
 

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Secretaria/Secretaría General

Elabora, auto de delegación para práctica de pruebas según instrucciones recibidas del Coordinador de la U.C.D.I y lo entrega al mismo para revisión y firma. Reasigna por el Sistema de correspondencia ORFEO al Encargado de sustanciación de actuaciones disciplinarias /Secretaria General, y procede a realizar diligencia de notificación del citado auto.
 

(11)

Encargado de sustanciación de actuaciones disciplinarias /Secretaria General

Proyecta y elabora Auto Inhibitorio motivado en que no procede la actuación y por tanto la queja se archiva y/o se envía al competente; hace oficio y/o memorando de comunicación al quejoso y sujetos procesales sobre la decisión adoptada; elabora formatos y citaciones a efectos de notificar al presunto investigado. Pasa para firmas de Coordinador de U.C.D.I.; firmados los oficios los entrega a la secretaria de Secretaría General para envío por correo certificado; los memorandos internos los reasigna por el sistema ORFEO y entrega a la secretaria para que ella realice la respectiva entrega personal; solicita posteriormente al encargado de enviar documentos por correo certificado que le entregue las guías que dan cuenta del despacho de los documentos. Allega al expediente las guías de correo certificado. PASA A PROCEDIMIENTOS APGDOSGEPT09 -CORRESPONDENCIA EXTERNA ENVIADA POR CORREO CERTIFICADO
 

La decisión inhibitoria procede cuando estudiada la queja o el informativo no encuentra razones suficientes para abrir una investigación.
 

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Encargado de sustanciación de actuaciones disciplinarias /Secretaria General

Planea, Proyecta y elabora el Auto para abrir Indagación Preliminar, elabora los documentos y/o formularios necesarios para la práctica de las pruebas decretadas en el auto de apertura que de conformidad con la naturaleza de las mismas pueden ser: recepción de versión libre; recepción de testimonios y de declaración; actas diligencias de visitas especiales. Programa hora y fecha para agotar las mismas; proyecta oficios o memorandos citatorios para diligencias de notificación personal a sujetos procesales y comunicación al quejoso; pasa para aprobación del coordinador de la U.C.D.I.; firmados los documentos entrega a Secretaria de Secretaría General para que se realice el trámite de envío por correo certificado o en el caso de memorandos internos, la entrega personal en la entidad. PASA A PROCEDIMIENTOS APGDOSGEPT09 -CORRESPONDENCIA EXTERNA ENVIADA POR CORREO CERTIFICADO.
 

Cuando existe duda acerca de iniciar el proceso disciplinario o sobre el posible autor de la falta denunciada se ordenará la apertura de Indagación Preliminar. Esta etapa dura seis meses. Si existe o se configura violación de derechos humanos o al derecho Internacional humanitario se prorroga por otros 6 meses.
 

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Encargado de sustanciación de actuaciones disciplinarias /Secretaria General

Planea, dispone lo necesario (fechas, horas, documentos, etc.) para la realización de las pruebas decretadas en los autos de apertura de indagación preliminar para las cuales fue delegado, observando dentro de la oportunidad debida que los sujetos procesales tengan conocimiento de su realización.
 

En aplicación del artículo 133 de la Ley 734 de 2002, la delegación/comisión para práctica de pruebas por parte del Coordinador de la U.C.D.I, recae en el funcionario (a) Encargado de sustanciación de actuaciones disciplinarias/ de la Secretaría General.
 

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Encargado de sustanciación de actuaciones disciplinarias /Secretaria General

Proyecta y elabora auto motivado ordenando el cierre y archivo de diligencias; prepara oficios de notificación/comunicación y pasa para aprobación del coordinador de U.C.D.I.; una vez firmados los documentos entrega a la secretaría de de Secretaría General para el envío por correo certificado. Código APGDOSGEPT09 -CORRESPONDENCIA EXTERNA ENVIADA POR CORREO CERTIFICADO Y EN EL SISTEMA ORFEO DE LA ENTIDAD
 

Si realizado el examen de pruebas recaudadas se comprueba que la conducta o señalamiento no existió, que el presunto implicado no la realizó, y que no procede iniciar investigación disciplinaria o proseguirse la iniciada, en cualquier momento así lo declarara y procederá a ordenar el archivo del expediente.
 

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Encargado de sustanciación de actuaciones disciplinarias /Secretaria General

Proyecta auto de apertura de Investigación Disciplinaria cuando con fundamento en la queja, en la información recibida o en la evaluación de la indagación preliminar se identifica al presunto autor (s) de la falta disciplinaria, atendiendo para ello los lineamientos legales establecidos como son verificar la ocurrencia de la conducta; determinar si es constitutiva de falta disciplinaria; establecer circunstancias de tiempo, modo y lugar; el perjuicio causado y la responsabilidad del investigado. El auto de apertura de investigación disciplinaria debe contener decreto de pruebas (recepción de versión libre, recepción de testimonios y de declaración, actas diligencias de visitas especiales) etc.
 

El término de la investigación será de un año( art. 156 de Ley 734 de 2002, modificado por el art. 52 de la Ley 1474 de 2011) estableciéndose en dicha modificación – dos primeros incisos del art- 156- que en procesos adelantados por faltas gravísimas la investigación no podrá exceder los 18 meses. Este término podrá aumentarse en una 3ra. Parte cuando en la misma actuación se investiguen varias faltas o a dos o más inculpados.
 

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Encargado de sustanciación de actuaciones disciplinarias /Secretaria General

Programa hora y fecha para realizar la práctica de las pruebas; proyecta oficios y/o memorandos para notificar de manera personal la decisión de apertura de investigación disciplinaria dirigida a los sujetos procesales y la comunicación de la misma al quejoso, comunica a la Procuraduría General del Nación la apertura de la indagación; entrega para revisión y aprobación del Coordinador de U.C.D.I. Aprobados/firmados los documentos los entrega a la secretaria de Secretaría General para trámite de envío por correo certificado y de memorandos para que se realice la entrega personal de los mismos previa reasignación por el Sistema de correspondencia ORFEO. PASA A PROCEDIMIENTOS APGDOSGEPT09 -CORRESPONDENCIA EXTERNA ENVIADA POR CORREO CERTIFICADO Y EN EL SISTEMA ORFEO DE LA ENTIDAD SE REGISTRAN Y REASIGNAN MEMORANDOS PARA ENTREGA PERSONAL.
 

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Encargado de sustanciación de actuaciones disciplinarias /Secretaria General

Practica las pruebas que permitan inferir la ocurrencia o no de la falta y la responsabilidad del investigado y evidenciado esto; determina si debe proferir pliego de cargos o archivar; proyecta auto de cargos cuando procede y elabora memorandos u oficios citatorios para diligencia de notificación personal del mismo; lo notifica al implicado y/o su apoderado, designa defensor de oficio si el investigado no acude a notificarse personalmente o no cuenta con apoderado para esta diligencia; corre traslado para que investigado presente sus descargos, solicitar o aportar pruebas y/o practicarlas de oficio; ordena práctica de pruebas que sean solicitadas siempre que sean pertinentes y necesarias atendiendo a los términos que fija la Ley especial.
 

auto de sustanciación que se notifica a los sujetos procesales para alegatos de conclusión durante 20 días al término de los cuales proferirá auto de fallo.
 

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Encargado de sustanciación de actuaciones disciplinarias /Secretaria General

Corre traslado para que en el término de diez días después de agotada etapa probatoria los sujetos procesales presenten alegatos de conclusión, según el artículo 169 de la Ley 734 de 2002
 

Auto se sustanciación que se notifica a los sujetos procesales para alegatos de conclusión, y al término de 20 días proferirá fallo.
 

(19)

Encargado de sustanciación de actuaciones disciplinarias /Secretaria General

Declara la terminación de la investigación en curso si establece que la misma debe archivarse proyectando para ello auto de archivo motivado (art. 164 Ley 734 de 2002); libra oficios o memorandos de citación para realizar diligencia de notificación personal de la decisión adoptada dirigidos a sujetos procesales y comunicación al quejoso adjuntado copia de la providencia en la cual indicará si proceden recursos y la forma de instaurarlos; imprime oficios, entrega al notificador de Secretaría General formatos e instrucciones para que realice las notificaciones a lugar, presenta diligenciados los documentos enunciados para revisión y aprobación del Coordinador de la U.C. I. D.; una vez aprobados y firmados los entrega a la secretaria de Secretaría General para el respectivo despacho de los oficios por correo certificado y o entrega personal de memorandos. PASA A PROCEDIMIENTOS APGDOSGEPT09-CORRESPONDENCIA EXTERNA ENVIADA POR CORREO CERTIFICADO..
 

Auto de cierre: si realizada evaluación de las pruebas recaudadas no se aclararon las dudas de procedencia de la actuación; se comprueba que la conducta o señalamiento no existió; que el presunto implicado no realizó la falta; que la investigación disciplinaria no debe iniciarse o proseguirse. A la comunicación que debe surtir al quejoso le adjunta copia de decisión y le hace saber qué clase de recursos puede interponer, la forma y el tiempo en que debe hacerlo. Libra oficios, entrega al notificador de Secretaría General formatos e instrucciones para que realice las notificaciones a lugar.
 

(20)

Coordinador Unidad Control Disciplinario Interno / Secretaría General

Recibe oficios citatorios para de Notificación personal a sujetos procesales y comunicación al quejoso, revisa y firma; entrega a secretaria de Secretaría General para que despache por correo certificado los citados
 

(21)

Encargado de sustanciación de actuaciones disciplinarias /Secretaria General

Allega al expediente disciplinario constancias que correspondan al envío por correo certificado, de las comunicaciones y notificaciones a los sujetos procesales; dispone el archivo definitivo de la actuación previa ejecutoria de la decisión de archivo si la misma no fue recurrida.
 

(22)

Encargado de sustanciación de actuaciones disciplinarias /Secretaria General

Realiza diligencia de ejecutoria, hace las anotaciones de rigor, libra las comunicaciones pertinentes y las entrega a la secretaria de Secretaría General para su respectivo envío. Una vez cuenta con las constancias físicas de envío de correo certificado las allega al expediente y procede a realizar el archivo del expediente en físico el cual conservará bajo su custodia por el término establecido en las tablas de retención documental.
 

(23)

Encargado de sustanciación de actuaciones disciplinarias /Secretaria General

Proyecta auto concediendo recurso y dando traslado al superior inmediato (nominador) para decisión recurso de apelación procedente. Presenta a Coordinador U.C.I.D. para aprobación. Elabora oficio remisorio a Nominador, entrega adjuntando el expediente a secretaria de Dirección General, hace firmar copia de recibido, Realiza anotaciones de rigor.
 

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Funcionario de 2da. Instancia

Por delegación del nominador, conoce en esta instancia, la Oficina Asesora Jurídica. El funcionario a quien se asigne el expediente revisará únicamente los aspectos que fueron objeto de impugnación. De ser necesario decreta pruebas de oficio y en tal evento el término para proferir fallo de 2da. Instancia se ampliará en otro lapso de tiempo igual. Adoptada la decisión da traslado al nominador para su respectiva revisión y aprobación. Finalmente se dispone la devolución del expediente a la U.C.D.I., a través la secretaria de la DIRECCION GENERAL.
 

Ejecutoriado fallo sancionatorio, se concede un plazo de diez días a funcionario que debe ejecutarlo. Las sanciones se imponen según lo señala el C.U.D.; se registrará ante la P.G.N.
 

(25)

Funcionario de 2da. Instancia

Profiere fallo. Confirmando fallo sancionatorio; envía copia de decisión a oficina de Talento Humano adjuntando copia de decisión para que proceda a aplicar la sanción; surte notificaciones y comunicaciones de rigor; devuelve expediente a Secretaría General quien tiene a cargo la custodia de estos expedientes de acuerdo con las Tablas de Retención Documental.
 

(26)

Encargado de sustanciación de actuaciones disciplinarias /Secretaria General

Registra en el formato APGDOSGEF023 Formato Autocontrol Estado de Procesos Disciplinarios las actuaciones realizadas e indicando cada uno de los expedientes el estado actual del mismo; la decisión adoptada la cual puede ser de archivo o sancionatoria.