ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO SEGUIMIENTO A LA ADMINISTRACION Y CUSTODIA DE LAS HISTORIAS PENSIONALES.

VERSION: 2.0

PAGINA 1 DE 1

(1)

Secretario General/Secretaría General

Designa mediante correo electrónico el o los funcionarios encargados de realizar el seguimiento a las historias pensiónales en el Archivo General.
 

(2)

Encargado de realizar el seguimiento a las historias pensionales / GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE ATENCIÓN AL CIUDADANO Y GESTIÓN DOCUMENTAL

Proyecta y radica oficio en el aplicativo ORFEO al contratista comunicando que se realizara seguimiento a las historias pensionales de los ferrocarriles nacionales de Colombia (5 días hábiles antes del seguimiento), dando a conocer la relación de actividades a desarrollar. Este oficio debe ser firmado por el Secretario (a) General de la Entidad.
 

Las Actividades a Realizar consisten en la revisión de las historias pensiónales de los Ferrocarriles nacionales de Colombia: foliación, orden cronológico teniendo en cuenta el documento principal, conservación documental, contenido concordante con la historia pensional y digitalización de este mismo.
 

(3)

Encargado de realizar el seguimiento a las historias pensiónales / GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE ATENCIÓN AL CIUDADANO Y GESTIÓN DOCUMENTAL

Realiza la verificación del cumplimiento de las acciones de mejora implementadas por el contratista frente a las observaciones resultantes del seguimiento anterior.
 

Si se evidencia que las acciones de mejora no fueron implementadas por parte del contratista esta información se debe incluir en el informe del seguimiento.
 

(4)

Encargado de realizar el seguimiento a las historias pensionales / GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE ATENCIÓN AL CIUDADANO Y GESTIÓN DOCUMENTAL

Realiza seguimiento a la administración y custodia de los Historias pensiónales, revisando una muestra del 10% de los expedientes depurados de acuerdo a los últimos movimientos de préstamo y devoluciones de los expedientes de los últimos 2 meses. Registra en el formato SEGUIMIENTO A LA ADMINISTRACION Y CUSTODIA DE LAS HISTORIAS PENSIONALES CODIGO APGDOSGEFO22 la verificación de cada uno de los ítem que conforman este mismo
 

Los seguimientos a las historias pensionales deben ser realizados el último día hábil de cada mes.
 

(5)

Encargado de realizar el seguimiento a las historias pensionales / GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE ATENCIÓN AL CIUDADANO Y GESTIÓN DOCUMENTAL

Presenta un informe por medio de correo electrónico a Secretaría General el día siguiente de realizado el seguimiento, este informe debe contener los resultados del seguimiento detallando las observaciones encontradas en este mismo.
 

(6)

Encargado de realizar el seguimiento a las historias pensiónales / GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE ATENCIÓN AL CIUDADANO Y GESTIÓN DOCUMENTAL

Solicita al contratista mediante memorando realizar las acciones de mejora para corregir los errores encontrados durante el seguimiento.
 

Si existe alguna observación emanada del seguimiento se ejecuta esta actividad.
 

(7)

Encargado de realizar el seguimiento a las historias pensionales / GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE ATENCIÓN AL CIUDADANO Y GESTIÓN DOCUMENTAL

Organiza la información recolectada en el formato SEGUIMIENTO A LA ADMINISTRACION Y CUSTODIA DE LAS HISTORIAS PENSIONALES APGDOSGEFO22, en la unidad documental 220-5202 seguimiento a las historias pensionales para que sea archivada en el archivo de gestión del proceso.