ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO CONTROL DE TEMPERATURA Y HUMEDAD RELATIVA EN EL ARCHIVO CENTRALDEL FPS

VERSION: 3.0

PAGINA 1 DE 1

(1)

Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Bienes, Compras y Servicios Administrativos

Dispone o utiliza en cada oficina un área de almacenamiento que garantice la seguridad y la adecuada manipulación de los registros impresos o en medio magnético, ajustándose a los requisitos mínimos de humedad y temperatura relativas, ventilación, iluminación, limpieza permanente y adecuada de las áreas de archivos, teniendo en cuenta los recursos propios con que cuente la entidad, por razones de austeridad y racionalización del gasto.
 

Para estas adecuaciones se debe tener en cuenta las pautas descritas en el Acuerdo 049/2000 del Archivo General De La Nación Art. 5 “Condiciones ambientales y técnicas”.
 

(2)

Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Bienes, Compras y Servicios Administrativos

Gestiona la instalación de elementos de medición de temperatura y humedad relativa en las instalaciones del archivo central del Fondo pasivo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales.
 

(3)

Encargado de Archivo Central, del proceso GESTION DOCUMENTAL

Realiza mediciones semanales de los elementos de medición de humedad relativa y temperatura, anotando las mediciones en el FORMATO CONTROL DE TEMPERATURA Y HUMEDAD RELATIVA EN EL ARCHIVO CENTRAL DEL FPS código APGDOSGEFO20
 

(4)

Encargado de Archivo Central, del proceso GESTION DOCUMENTAL

Reporta inmediatamente al Coordinador del Grupo de Trabajo de Atención al Usuario y Gestión Documental el estado de las mediciones si se sobrepasan los límites permitidos de humedad relativa y temperatura.
 

Los limites de humedad relativa y temperatura son los siguientes: -Temperatura de 15 a 20 C° con una fluctuación diaria de 4 C°. - Humedad relativa entre 45% y 60% con fluctuación diaria del 5%.
 

(5)

Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Atención al usuario y Gestión Documental

Reporta inmediatamente en caso de anomalías en las mediciones, al Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Bienes, Compras y Servicios Administrativos con copia al Secretario General para que se den los correctivos del caso.
 

El reporte se puede enviar mediante correo de intranet o memorando, con copia del informe donde se presentan las anomalías.
 

(6)

Profesional del proceso GESTION DOCUMENTAL

Realiza los primeros cinco (5) días hábiles del mes un reporte vía correo electrónico dirigido al Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Atención Usuario y Gestión Documental y al Coordinador del Grupo interno de trabajo de compras, bienes y servicios administrativos donde refleje los resultados obtenidos de la toma de medida de la temperatura y humedad relativa del archivo central con base a las mediciones registradas en el FORMATO CONTROL DE TEMPERATURA Y HUMEDAD RELATIVA EN EL ARCHIVO CENTRAL DEL FPS código APGDOSGEFO20, detallando frecuencia de la aparición o no de anomalías en las mediciones.
 

(7)

Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Bienes, Compras y Servicios Administrativos

Evalúa y gestiona inmediatamente los correctivos si se da el caso del desfase en la temperatura y humedad relativa de los archivos centrales de la entidad
 

Las soluciones para controlar humedad relativa son sistemas de humidificación y des humidificación: para controlar temperatura son sistemas de calefacción y aire acondicionado. O dado el caso adecuaciones locativas