ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO REVISION Y RADICACIÓN DE CORRESPONDENCIA EXTERNA RECIBIDA PRESENCIAL

VERSION: 7.0

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Funcionario encargado del Grupo Interno de Trabajo de Atención al Ciudadano y Gestión Documental y puntos administrativos fuera de Bogotá.

Recepciona los trámites que llegan a la entidad, por los diferentes canales de comunicación Externos como lo son: a) Ventanilla virtual b) Correo Postal y/o mensajería c) Fax-Mail d) Correo Electrónico d) Línea telefónica.
 

En caso que la comunicación sea entregada por los mensajeros de empresa de correos, se coloca sello y firma con fecha de recibido en las guías o planillas respectivas. Se solicita copia de la misma, se abre el sobre recibido, se recorta la guía y la dirección de remitente, se adhieren en una hoja para anexar al final del documento y los entrega al funcionario encargado de radicar la correspondencia recibida. - Verificar que los trámites que llegan a la Entidad no hayan llegado por otro medio diferente en otra oportunidad y que vengan dirigidos al fondo de pasivo social de ferrocarriles.
 

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Funcionario encargado del Grupo Interno de Trabajo de Atención al Ciudadano y Gestión Documental y puntos administrativos fuera de Bogotá.

Revisa y verifica que la documentación esté diligenciada en el formato vigente establecido por la entidad y confronta con el listado maestro de documento interno y/o publicado en la página web de la entidad, según sea el caso. Para trámites de Prestaciones Económicas. Este debe verificar el diligenciamiento del FORMATO UNICO DE PRESTACIONES ECONOMICAS CODIGO MIGPEDPEFO12 y los anexos exigidos para cada solicitud. Para tramites de salud: FORMULARIO ÚNICO DE AFILIACIÓN Y REGISTRO DE NOVEDADES AL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD o la solicitud de la novedad de afiliación con sus anexos y otros trámites distintos de salud y pensión; verificar que tenga la firma, anexos, copias cuando los mencione y conforme a los requisitos haciendo la lista de chequeo establecida en cada uno de los formatos, indicando si están completos o incompletos, firmando su revisión
 

En caso de una solicitud de novedad de afiliación: Consulta en Base de Datos Única de Afiliados –BDUA-, en el La Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud -ADRES-, que el solicitante se encuentra afiliado a una EPS-S y que no haya efectuado traslado antes de los seis meses hacia otra división ya que para solicitar un traslado debe cumplir un periodo de seis meses para que se le efectué, además solo se hace traslado inmediato cuando se cambió de punto de atención en la misma división. Para el reporte de la respectiva novedad en el formato MIGSSSPSFO51 se debe colocar en el campo fecha vencimiento, la fecha en que cumple los 25 años. Si el trámite es presencial y no contiene la documentación requerida, el funcionario encargado de la radicación de los trámites del Grupo de Atención al Ciudadano le informará al ciudadano que el trámite solo se surtirá, una vez haya aportado la totalidad de los documentos exigidos, según corresponda a la solicitud. Si el ciudadano insiste en radicar el trámite de manera incompleta, se radicará en la entidad y se le indicará que debe firmar el FORMATO UNICO DE PRESTACIONES ECONOMICAS CODIGO MIGPEDPEFO12 o: FORMULARIO ÚNICO DE AFILIACIÓN Y REGISTRO DE NOVEDADES AL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD para realizar la solicitud donde se evidencia que tiene conocimiento de que presentó la documentación incompleta y que deberá entregar los documentos faltantes en un término máximo de un mes siguiente a la radicación, en caso contrario se entenderá que desiste de la solicitud y se ordenará su archivo, según lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1437 de 2011. Marca el formato con la anotación de incompleto y hace entrega de copia del formato radicado en el caso de que la solicitud sea presencial. En el caso de que la solicitud llegue por mensajero y/o cualquier medio de correspondencia el Funcionario encargado de la Atención verifica que se encuentren completos o incompletos, en el caso de que se encuentren incompletos solo firmará el formato procederá a enviar a reparto. Si la solicitud es realizada por los canales virtuales o por correo, el Funcionario encargado de la Atención verifica que se encuentren completos o incompletos, en el caso de que se encuentren incompletos solo firmará el formato, posteriormente radicar y digitalizar la petición, remitirla a la dependencia correspondiente, quienes se pondrán en contacto con el peticionario solicitando que complete los documentos de la solicitud. De acuerdo a la resolución 143 de 2008 de FPS FNC, en su artículo 28.
 

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Funcionario encargado del Grupo Interno de Trabajo de Atención al Ciudadano y Gestión Documental y puntos administrativos fuera de Bogotá.

Informa al ciudadano el tiempo de duración del trámite según sea el caso: salud, pensión otros trámites distintos de salud y pensión y elabora el cuadernillo administrativo para el caso tramites de pensión, para el caso de salud informa, explica y hace entrega al Ciudadano de la MIAACGCDGS03 CARTA DE DERECHOS Y DEBERES DE LOS AFILIADOS DEL PACIENTE Y DE DESEMPEÑO con el objeto de conocer sus derechos y deberes como afiliado paciente y hace firmar el MIAAUOAUFO45 FORMATO DE ENTREGA DE LA CARTA DE DERECHOS Y DEBERES DEL AFILIADO Y DEL PACIENTES, Y DE DESEMPEÑO, entrega el MIAACGCDFO46 FORMATO DE ENCUESTA DE ENTREGA DE LA CARTA DE DERECHOS Y DEBERES DEL AFILIADO Y DEL PACIENTE Y DE DESEMPEÑO para evaluar la información sobre los derechos y deberes mencionados en la carta. Tramites de salud: Verifica en la página del ADRES donde se encuentra afiliado el usuario, en el caso de encontrarse afiliado en otra EPS, debe solicitar la movilidad e informar al Grupo Interno de Trabajo Gestión Prestación de Servicios de Salud la movilidad correspondiente y el pensionado y/o beneficiario debe esperar mínimo 2 meses para autorización en el caso de ser negado se le informa al ciudadano. Si la novedad de traslado de punto de atención es dentro de la misma división es decir los punto administrativos fuera de Bogotá que tiene la entidad o su misma sede principal, se registra en el mes actual y si es hacia otra división se registra en el mes siguiente a la solicitud en la Base de Datos Única de Afiliados –BDUA.(ADRES)
 

En caso traslado de punto de atención Autoriza el traslado dentro de un mes contado desde la fecha de radicación de la solicitud. Si es de la división central o dentro de misma división la vigencia es a partir del siguiente día. Si la novedad de traslado de punto de atención es dentro de la misma división, es decir los punto administrativos fuera de Bogotá o su misma sede principal se registra en el mes actual y si es hacia otra división se registra en el mes siguiente a la solicitud en la Base de Datos Única de Afiliados –BDUA (ADRES). En el caso de puntos administrativos fuera de Bogotá se enviaran a través de memorando y de forma anual dependiendo del número de usuarios registrados en cada punto administrativo los siguientes formatos: MIAACGCDFO45 FORMATO DE ENTREGA DE LA CARTA DE DERECHOS Y DEBERES DEL AFILIADO Y DE DESEMPEÑO y MIAACGCDFO46 FORMATO DE ENCUESTA DE ENTREGA DE LA CARTA DE DERECHOS Y DEBERES DEL AFILIADO Y DEL PACIENTES Y DE DESEMPEÑO. Con el fin de conservar las evidencias como requerimiento para la Superintendencia Nacional de Salud.
 

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Funcionario encargado del Grupo Interno de Trabajo de Atención al Ciudadano del Grupo Interno de Trabajo de Atención al Ciudadano y Gestión Documental y puntos administrativos fuera de Bogotá.

Solicita al Funcionario encargado de la recepción de la correspondencia externa recibida presencial del Grupo Interno de Trabajo Atención al Ciudadano y gestión documental que se radique en el programa de correspondencia. Verificar que los documentos recibidos concuerdan con el remitente, numero de folios y asunto.
 

Se debe solicitar la radicación después de la revisión y verificación del requisito del trámite. Presente en la actividad numero 2.
 

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Funcionario encargado del Grupo Interno de Trabajo de Atención al Ciudadano del Grupo Interno de Trabajo de Atención al Ciudadano y Gestión Documental y puntos administrativos fuera de Bogotá.

Registra las novedades solicitadas, en los formatos designados según sea el caso. Para el caso de Servicios de Salud: : FORMATO SOLICITUD CAMBIO DE DATOS MIGSSSPSFO50 FORMATO SOLICITUD DE AFILIACIÓN MIGSSSPSFO51 FORMATO NOVEDAD DE REINTEGRO MIGSSSPSFO52 FORMATO RENOVACIONES POS y PAC MIGSSSPSFO53 FORMATO NOVEDAD DE CAMBIOS DE DOCUMENTOS MIGSSSPSFO54 FORMATO NOVEDAD DE TRASLADO DE DIVISION MIGSSSPSFO55 FORMATO NOVEDAD TRASLADO DE PUNTO DE ATENCION EN LA MISMA DIVISION MIGSSSPSFO56 FORMATO NOVEDAD DE DESAFILIACION MIGSSSPSFO57 FORMATO NOVEDAD RETIRO POR FALLECIMIENTO MIGSSSPSFO58.
 

Para el caso de FORMATO NOVEDAD DE PERDIDA DE CARNET MIGSSSPSFO59 y FORMATO NOVEDAD CAMBIO TIPO DE AFILIADO MIGSSSPSFO60, se pasa al procedimiento MIAACGCDPT18 ELABORACIÓN DE CARNETS DE SALUD. Para elaboración de los carnets del pensionado y/o beneficiario. Se envía diariamente a través del correo electrónico las novedades de traslado solicitadas al Grupo Interno de Trabajo Gestión Prestación de Servicios de Salud
 

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Funcionario encargado de la recepción de la correspondencia externa recibida presencial del Grupo Interno de Trabajo Atención al Ciudadano y Gestión Documental.

Ingresa al programa de correspondencia y radicar la solicitud presentada por el ciudadano, luego se confirma con el ciudadano sus datos personales tales como dirección de correspondencia, número de teléfono y correo electrónico, para efectos de actualizar la base de datos del programa de correspondencia y generar las etiquetas con el número de radicado, se coloca una de las etiquetas al documento original y la otra etiqueta a la copia del ciudadano como evidencia de recibido. Posteriormente que se radique en el programa de correspondencia. Verificar que los documentos recibidos concuerdan con el remitente, numero de folios y asunto.
 

En el momento que se ingresen datos erróneamente al programa de correspondencia, se debe dirigir al link “Modificación” y corregir los datos que sean necesarios en dicho programa. En el caso de que exista un gran volumen de documentos a radicar, se designa a un funcionario para apoyar la actividad de radicar el mismo día, en todos documentos siguientes a su recepción en el programa de correspondencia como plan de contingencia para el desarrollo de esta actividad.
 

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Funcionario encargado de la digitalización de la correspondencia externa recibida del Grupo Interno de Trabajo de Atención al Ciudadano y Gestión Documental.

Digitaliza la correspondencia externa recibida en el programa de correspondencia y verifica que la solicitud de pensión y salud venga en el formato establecido por Sistema Integrado de Gestión, y en cuadernillo para el caso de trámites de Prestaciones Económicas contenga la firma del funcionario de atención al ciudadano que lo revisó. En caso de no tener esta firma será devuelta al funcionario encargado de la recepción de la correspondencia externa recibida presencial del Grupo Interno de Trabajo Atención al Ciudadano y Gestión Documental. Verificar que los documentos recibidos concuerdan con el remitente, numero de folios y asunto.
 

En el caso de que se encuentre incompleto el formato establecido por Sistema Integrado de Gestión, no exista el cuadernillo o la guía. Solo firmará el formato, posteriormente radicar, digitalizar, remitirla a la dependencia correspondiente, quienes se pondrán en contacto con el peticionario solicitando que complete los documentos de la solicitud. De acuerdo a la resolución 143 de 2008 de FPS FNC, en su artículo 28.
 

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Funcionario encargado de la digitalización de la correspondencia externa recibida del Grupo Interno de Trabajo de Atención al Ciudadano y Gestión Documental.

Elabora e imprimir el reporte de correspondencia recibida en el formato REPORTE DE CORRESPONDENCIA APGDOSGEFO03. Posteriormente la correspondencia es clasificada por dependencia.
 

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Funcionario encargado de la recepción de la correspondencia externa recibida presencial del Grupo Interno de Trabajo Atención al Ciudadano y Gestión Documental

Entrega los documentos relacionados en el formato REPARTO DE CORREPONDENCIA APGDOSGEFO03 a todas las dependencias y solicitar la firma del funcionario que recibe. Verificar que los documentos recibidos concuerdan con el remitente, numero de folios, asunto y entregar los formatos REPARTO DE CORREPONDENCIA APGDOSGEFO03 firmados al Funcionario encargado de la recepción de la correspondencia externa recibida presencial del Grupo Interno de Trabajo Atención al Ciudadano y Gestión Documental.
 

El reparto de la correspondencia externa se debe realizar dos veces al día, la distribución se divide en dos cortes, a las 10:00 a.m. y 3:00 p.m. Se aplicarán controles de seguimiento por parte de la coordinadora del Grupo Interno de Atención al Ciudadano y Gestión documental, a través del formato REPARTO DE CORREPONDENCIA APGDOSGEFO03, los controles se emplearán de la siguiente forma: los documentos entregados a las diferentes dependencias en el primer corte (10:00 am) se le aplicará el control a las 3:00 p.m. Para aquellos documentos radicados después de 3:00 p.m. se hará el seguimiento el día posterior a su radicación, durante el primer corte del día (10:00 am). Las presentes observaciones no aplican para las tutelas que deben entregarse inmediatamente luego de su radicación. Si se observa que el documento, solicitud o comunicación es de competencia de otra Entidad, entonces debe remitirse a la Entidad competente de acuerdo a lo establecido en el código de procedimiento administrativo y de lo contenciosos administrativo. Para lo cual la dependencia o grupo de trabajo a quien fue asignado el radicado y su respectiva correspondencia, elaborará comunicación escrita dirigida a la entidad competente, remitiendo por competencia la misma y adjuntando la solicitud respectiva. En virtud de la resolución 143 de 2008 en su artículo 29 y en concordancia con la circular No 20191000000314 de 20 de febrero de 2019.
 

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Funcionario encargado de la recepción de la correspondencia externa recibida presencial del Grupo Interno de Trabajo Atención al Ciudadano y Gestión Documental

Recibe del funcionario encargado de la recepción de la correspondencia externa recibida presencial del Grupo Interno de Trabajo Atención al Ciudadano y Gestión Documental y revisar que el formato REPARTO DE CORRESPONDENCIA APGDOSGEFO03 esté firmado en su totalidad y archivar en orden cronológico teniendo en cuenta la TRD correspondiente.