ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO ELABORACION Y ACTUALIZACION DE LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

VERSION: 2.0

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Coordinador del GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE ATENCION AL USUARIO Y GESTION DOCUMENTAL

Recopila, estudia y analiza toda la información Institucional relacionada con las disposiciones legales, actos administrativos y otras normas relativas a la creación y cambios estructurales de la entidad (decretos, acuerdos, resoluciones) También aplica la información propia de la Estructura interna vigente de la entidad, Manuales de Funciones y Procedimientos, Organigrama Institucional, Resoluciones y/o Actos Administrativos de creación de grupos y asignación de funciones
 

(2)

Coordinador del GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE ATENCION AL USUARIO Y GESTION DOCUMENTAL; Delegado del GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE ATENCION AL USUARIO Y GESTION DOCUMENTAL

Entrevista a cada uno de los responsables de los procesos (o dependencias) y realiza una Encuesta de Unidad Documental con el apoyo de las Secretarias y demás funcionarios productores de documentos de la entidad
 

Utiliza el formato “ ENCUESTA ESTUDIO DE UNIDAD DOCUMENTAL”(Mini Manual No 4 Tablas de Retención y Trasferencias Documentales “Archivo General de la Nación”)
 

(3)

Coordinador del GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE ATENCION AL USUARIO Y GESTION DOCUMENTAL; Delegado del GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE ATENCION AL USUARIO Y GESTION DOCUMENTAL

Identifica y define las unidades documentales que produce y tramita cada proceso (o dependencia) basado en el análisis de la producción y trámite documental, como también en la determinación de los valores primarios de la documentación
 

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Coordinador del GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE ATENCION AL USUARIO Y GESTION DOCUMENTAL; Delegado del GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE ATENCION AL USUARIO Y GESTION DOCUMENTAL

Analiza e interpreta la información recolectada mediante la Encuesta Estudio de la Unidad Documental y conforma las series y subseries con sus respectivos tipos documentales (tipologías) para cada proceso (o dependencia)
 

Parte II ítem 8 del formato “ENCUESTA ESTUDIO DE UNIDAD DOCUMENTAL”
 

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Coordinador del GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE ATENCION AL USUARIO Y GESTION DOCUMENTAL; Delegado del GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE ATENCION AL USUARIO Y GESTION DOCUMENTAL

Elabora propuesta de Tablas de Retención Documental de la entidad teniendo como punto de partida las series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia
 

Las TRD deben presentarse acompañadas de una introducción y de los anexos que sustenten el proceso de elaboración y aseguren su comprensión y aplicación
 

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Coordinador del GRUPO DE TRABAJO DE ATENCION AL USUARIO Y GESTION DOCUMENTAL

Presenta la propuesta de Tablas de Retención Documental al Comité de Archivo de la entidad para su estudio y aprobación. PASA AL PROCEDIMIENTO COMITÉ DE ARCHIVO
 

El Comité de Archivo produce un Acta de Comité de Archivo aprobando las TRD de la entidad
 

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Secretario General de SECRETARIA GENERAL

Remite las TRD aprobadas por el Comité de Archivo al Secretario del Comité Evaluador del Archivo General de la Nación para su estudio y aprobación, acompañadas de los anexos que sustenten los procesos y criterios empleados en su elaboración (incluye Acta de Comité de Archivo)
 

Si la instancia competente hace observaciones a las TRD presentadas, la entidad está obligada a atenderlas y presentarlas nuevamente para su aprobación
 

(8)

Secretario General de SECRETARIA GENERAL

Recibe del Archivo General de la Nación las TRD aprobadas y proyecta la respectiva Resolución para la adopción y aplicación de las mismas al interior de la entidad. Entrega la resolución a la Dirección General para revisión y firma del Director General
 

(9)

Coordinador del GRUPO DE TRABAJO DE ATENCION AL USUARIO Y GESTION DOCUMENTAL

Recibe copia de la resolución de adopción de las TRD y procede a hacer su difusión indicando: 1º- Fecha a partir de la cual son de obligatorio cumplimiento. 2º- Instructivo para su aplicación. 3º Normas para la organización de los archivos de gestión en concordancia con la TRD de cada oficina
 

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Encargado del Archivo Central del GRUPO DE TRABAJO DE ATENCION AL USUARIO Y GESTION DOCUMENTAL

Verifica la aplicación y cumplimiento de las TRD PASA AL PROCEDIMIENTO APGDOSGEPT06 SEGUIMIENTO A LOS ARCHIVOS DE GESTION.
 

Aprobadas y adoptadas las TRD de la entidad debemos establecer las condiciones para actualizarlas y modificarlas
 

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Director, Secretario General, Subdirectores, Jefes de Oficina y Profesionales Especializados, Coordinadores de todos los PROCESOS

Actualiza las TRD a su cargo en el caso que se requiera diligenciando el Formato “MODIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL” código APGDOSGEFO11 indicando las modificaciones pertinentes a su proceso y lo entrega al Coordinador del Grupo de Trabajo de Atención al Usuario y Gestión Documental para su estudio y aprobación por el Comité de Archivo. Los cambios deben ser sustentados para: 1º. Creación o supresión de Series Documentales, 2º. Incorporación o eliminación de Tipologías, 3º. Cambios en los Tiempos de retención documental tanto en Archivo de Gestión, como en Archivo Central, 4º. Cambios en la conservación del documento (O.C), 5º. Cambios en la disposición final.
 

Debe justificarse la razón de la modificación, creación o eliminación de acuerdo con las funciones de los procesos y la dinámica de los asuntos de los mismos y de la normatividad vigente.
 

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Coordinador del GRUPO DE TRABAJO DE ATENCION AL USUARIO Y GESTION DOCUMENTAL

Estudia y organiza las solicitudes de modificación a las Tablas de Retención documental entregadas por los responsables de los procesos y los presenta al Comité de Archivo. PASA AL PROCEDIMIENTO DE COMITÉ DE ARCHIVO.
 

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Coordinador del GRUPO DE TRABAJO DE ATENCION AL USUARIO Y GESTION DOCUMENTAL

VIENE DEL PROCEDIMIENTO DE COMITÉ DE ARCHIVO. Elabora y legaliza Acta de Comité de Archivo, donde fueron aprobadas las modificaciones solicitadas a las Tablas de Retención Documental.
 

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Coordinador del GRUPO DE TRABAJO DE ATENCION AL USUARIO Y GESTION DOCUMENTAL

Informa, mediante correo electrónico, a los responsables de los procesos de los cambios o actualizaciones aprobadas por el Comité de Archivo
 

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Coordinador del GRUPO DE TRABAJO DE ATENCION AL USUARIO Y GESTION DOCUMENTAL

Elabora memorando solicitando la aplicación de cambios en el programa de ORFEO, dirigido al Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas y al Encargado del Archivo Central
 

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Jefe Oficina Asesora de Planeación y Sistemas de OFICINA ASESORA DE PLANEACION Y SISTEMAS

Recibe comunicación de solicitud de aplicación de cambios en el programa de ORFEO y los respectivos Formatos de Modificación y Actualización de TRD, remite estos formatos al Encargado del Archivo Central autorizando la aplicación de dichos cambios en el programa de ORFEO
 

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Encargado del Archivo Central del GRUPO DE TRABAJO DE ATENCION AL USUARIO Y GESTION DOCUMENTAL

Recibe formatos y autorización para realizar cambios a las Tablas de Retención Documental y aplica en el programa de ORFEO las modificaciones a las Tablas de Retención Documental aprobadas por el Comité de Archivo.