ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO CONSULTA Y/O PRESTAMO DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO CENTRAL

VERSION: 2.0

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(1)

Usuario interno de TODOS LOS PROCESOS

Ingresa al Programa de Archivo Doc_plus y consulta la existencia y disponibilidad del documento requerido; realiza la reserva del documento digitando el usuario y Clave de Autenticación.
 

(2)

Encargado de Archivo Central

Ingresa diariamente al Programa de Archivo Doc_plus y revisa en el módulo “PRESTAMOS” las reservas efectuadas por los usuarios internos.
 

(3)

Encargado de Archivo Central de GESTION DOCUMENTAL

Ubica y separa el documento en los estantes del archivo central e informa telefónicamente al usuario interno que el documento solicitado se encuentra disponible para que se dirija a las oficinas del Archivo Central y retire dicho documento.
 

(4)

Encargado de Archivo Central de GESTION DOCUMENTAL

Ingresa al módulo “ PRESTAMOS” del Programa de Archivo Doc_plus y solicita al usuario interno que digite su Usuario y su Clave de Autenticación y hace entrega del documento solicitado.
 

(5)

Usuario interno de TODOS LOS PROCESOS

Recibe el documento en calidad de préstamo y atiende los asuntos que motivaron su requerimiento (consulta, fotocopias, etc.)
 

(6)

Usuario interno de TODOS LOS PROCESOS

Entrega el documento en las instalaciones del archivo central al Encargado del mismo y en las condiciones físicas que lo recibió.
 

Se establece un plazo máximo de Quince (15) días para devolver el documento prestado. (Aprobado mediante Acta Nº 04 de 2008, del Comité de Archivo)
 

(7)

Encargado de Archivo Central de GESTION DOCUMENTAL

Recibe el documento prestado y revisa que el documento se encuentre en las mismas condiciones físicas que fue entregado. En caso que la carpeta o alguno de sus documentos se pierdan se debe elaborar la respectiva acta de constancia, la cual será firmada por el usuario del documento, el encargado del archivo central y el responsable del proceso Gestión Documental.
 

(8)

Encargado de Archivo Central de GESTION DOCUMENTAL

Ingresa al módulo “ DEVOLUCION” del Programa de Archivo Doc_plus y solicita al usuario interno que digite su Usuario y su Clave de Autenticación, como señal de devolución del documento prestado.
 

(9)

Encargado de Archivo Central de GESTION DOCUMENTAL

Ubica el documento en la caja y estante correspondientes de acuerdo con su dependencia o proceso, numeración y año.