ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO CORRESPONDENCIA EXTERNA ENVIADA PARA ENTREGAR POR VENTANILLA

VERSION: 3.0

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(1)

Secretarias de TODOS LOS PROCESOS

Radica en el programa de ORFEO el oficio proyectado; imprime el oficio (original y 2 copias) y sobre correspondiente (con numero de radicado); verifica que la dirección de oficio y sobre coincida con la registrada en el programa de correspondencia, lo hace firmar por el Jefe o Coordinador, generando el respectivo visto bueno (tercer chulo) de impresión en el aplicativo ORFEO; lo entrega personalmente al encargado de correspondencia enviada del proceso Gestión Documental, para su digitalización y envío por correo certificado.
 

Al radicar se debe especificar en el asunto el medio de envió por el que se va a remitir el oficio Se debe hacer anotación en el programa de correspondencia vigente, de que el oficio se entrega por ventanilla
 

(2)

Encargado de correspondencia enviada del GRUPO DE TRABAJO DE ATENCION AL USUARIO Y GESTION DOCUMENTAL

Recibe el original del oficio radicado en sobre abierto y revisa que los datos del destinatario estén claramente diligenciados y coincidan con los registrados en el aplicativo ORFEO.
 

En los casos en los cuales haya varios destinatarios, se elaborarán igual cantidad de copias adicionales con sus sobres respectivos. (Acuerdo Nº 060/2001 del Archivo general de la Nación, Artículo 11).
 

(3)

Encargado de correspondencia enviada del GRUPO DE TRABAJO DE ATENCION AL USUARIO Y GESTION DOCUMENTAL

Digitaliza el documento, da visto bueno, y genera el envió (cuarto chulo), especificando el modo de envió “Entrega Personal” en el aplicativo ORFEO.
 

En cada sobre debe ir solamente un oficio (un solo radicado)
 

(4)

Secretarias de TODOS LOS PROCESOS

Cierra el sobre con el original del oficio y anexos si los hay
 

Si el funcionario que genera y radica el oficio lo considera necesario, se puede entregar el oficio sin sobre y as la mano
 

(5)

Encargado de atender usuarios del GRUPO DE TRABAJO DE ATENCION AL USUARIO Y GESTION DOCUMENTAL

Recibe del Encargado de correspondencia enviada del GRUPO DE TRABAJO DE ATENCION AL USUARIO Y GESTION DOCUMENTAL las comunicaciones que debe entregar a los usuarios que se presenten a reclamarlos. Entrega al usuario el original del documento radicado y hace firmar la copia del mismo y el formato ENTREGA DE CORRESPONDENCIA POR VENTILLA APGDOSGEFO21 con fecha y hora de la entrega; devuelve ésta copia al encargado de correspondencia enviada.
 

(6)

Encargado de correspondencia enviada del GRUPO DE TRABAJO DE ATENCION AL USUARIO Y GESTION DOCUMENTAL

Recibe la copia del oficio entregado debidamente firmada por el usuario y la archiva en la respectiva carpeta del consecutivo único de correspondencia enviada.
 

(7)

Encargado de atender usuarios del GRUPO DE TRABAJO DE ATENCION AL USUARIO Y GESTION DOCUMENTAL

Recibe de las dependencias del Fondo los documentos (Libranzas, Certificados de Ingresos, Listados de Deducciones, Desprendibles de Pago, etc.) que deben ser entregados por ventanilla a los interesados (Pensionados, Beneficiarios, Contratistas, Asociaciones de Pensionados, etc.)
 

(8)

Encargado de atender usuarios del GRUPO DE TRABAJO DE ATENCION AL USUARIO Y GESTION DOCUMENTAL

Entrega por ventanilla al destinatario o interesado la documentación que dicho usuario reclame (Libranzas, Certificados de Ingresos, Listados de Deducciones, Desprendibles de Pago, etc.) haciéndole firmar en la copia como señal de recibido y en las planillas que bajen las oficinas productoras de los documentos
 

Se hace firmar como registro de entrega de los documentos que habla este numeral, en planillas distintas a el formato ENTREGA DE CORRESPONDENCIA POR VENTILLA APGDOSGEFO21 puesto estos documentos no cuentan con radicado de salida del aplicativo ORFEO
 

(9)

Encargado de atender usuarios del GRUPO DE TRABAJO DE ATENCION AL USUARIO Y GESTION DOCUMENTAL

Archiva las copias y las planillas, debidamente firmadas por los interesados, de los documentos que han sido entregados por ventanilla en la Oficina de Atención al Usuario