ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO CORRESPONDENCIA EXTERNA ENVIADA POR MENSAJERO Y/O POR CUALQUIER EMPRESA DE CORREOS.

VERSION: 3.0

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Encargado de correspondencia enviada / GESTION DOCUMENTAL

Recibe de todos los procesos el oficio radicado (original y 1 copia para archivar en el consecutivo único de la entidad) en sobre abierto y revisa que los datos del oficio estén claramente diligenciados verificando que la dirección del sobre coincida con la del programa de correspondencia, En caso de que la dirección impresa en el sobre no coincida con la dirección del oficio este será devuelto inmediatamente a la secretaria del proceso correspondiente para que sea regenerado a efectos de corregir el error en el documento. Si estos datos coinciden procede a hacer el envío del sobre.
 

Los oficios radicados se recibirán todos los días hasta las 2 p.m. Los documentos entregados después de este horario se enviaran al día siguiente. En los casos en los cuales haya varios destinatarios, se elaborarán igual cantidad de copias adicionales con sus sobres respectivos.
 

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Encargado de correspondencia enviada / GESTION DOCUMENTAL

Digitaliza el documento (oficio), lo carga en el programa de correspondencia y genera el visto bueno de envío en el programa de correspondencia (cuarto chulo) y se entrega el documento a la secretaria para que arme el sobre del envío; cuando hay envíos masivos el sobre se recibe sellado
 

Para efectos de la digitalización de los oficios solo se hará esta actividad con el original del oficio. No se digitalizara el oficio si no se entrega la copia para consecutivo único de la entidad
 

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Encargado de correspondencia enviada / GESTION DOCUMENTAL

Ingresa al aplicativo de correspondencia, señala el link “envíos” el servicio a prestar, ya sea mensajero y/o cualquier empresa de correos y genera la descarga (cuarto chulo) de los sobres que se tengan por proceso.
 

Se enviará por cualquier empresa de correos los documentos presentados a G.I.T Servicios Administrativos, estos a su vez deben llevar el visto bueno del jefe de la dependencia que radica el documento, contando con la disponibilidad de los recursos de la caja menor.
 

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Secretaria / TODOS LOS PROCESOS

Verifica que el oficio y documentos anexos estén completos, foliados y cierra el sobre con el original del oficio (y anexos si los hay).
 

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Secretaria / TODOS LOS PROCESOS

Entrega a la Secretaria del Grupo Interno de Trabajo de Compras, Bienes y Servicios Administrativos el sobre y/o documentos a radicar a diferentes empresas ya sea por mensajero y/o cualquier empresa de correos.
 

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Secretaria del Grupo Interno de Trabajo de Compras, Bienes y Servicios Administrativos

Diligencia formato “HOJA DE RUTA MENSAJEROS FPS” código APGSAGADFO12 y entrega a los mensajeros los documentos a radicar en diferentes empresas de acuerdo con la zonificación establecida o urgencia presentada, hace firmar al mensajero en la casilla correspondiente a cada radicado.
 

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Encargado de distribuir la correspondencia externa enviada del Grupo Interno de Trabajo de Compras, Bienes y Servicios Administrativos

Recibe de la Secretaria del Grupo Interno de Trabajo Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos los documentos (original y una copia) que debe entregar a cada destinatario.
 

(8)

Encargado de distribuir la correspondencia externa enviada del Grupo Interno de Trabajo de Compras, Bienes y Servicios Administrativos

Realiza la entrega de cada uno y todos los documentos que le encomendaron para su distribución, haciendo firmar la copia con fecha y hora de recepción del oficio, por parte del destinatario.
 

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Secretaria del Grupo Interno de Trabajo de Compras, Bienes y Servicios Administrativos

Recibe las copias de los documentos que fueron encomendados para la distribución, diligencia FORMATO REGISTRO ENTREGA COPIAS DE CORRESPONDENCIA ENVIADA POR MENSAJERO Y/O CUALQUIER EMPRESA DE CORREOS código APGSAGADFO22
 

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Encargado de distribuir la correspondencia externa enviada del Grupo Interno de Trabajo de Compras, Bienes y Servicios Administrativos

Entrega a cada proceso, la copia de los oficios radicados y/o firmados por cada destinatario, y diligencia las casillas nombre y apellidos quien recibe copia, firma y fecha de recibo de la copia en el FORMATO REGISTRO ENTREGA COPIAS DE CORRESPONDENCIA ENVIADA POR MENSAJERO Y/O CUALQUIER EMPRESA DE CORREOS código APGSAGADFO22
 

Al día siguiente de haber radicado la correspondencia en las diferentes empresas.
 

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Secretaria del Grupo Interno de Trabajo de Compras, Bienes y Servicios Administrativos

Archiva los formatos HOJA DE RUTA MENSAJEROS FPS código APGSAGADFO12 y FORMATO REGISTRO ENTREGA COPIAS DE CORRESPONDENCIA ENVIADA POR MENSAJERO Y/O CUALQUIER EMPRESA DE CORREOS código APGSAGADFO22 en la carpeta según tabla de retención documental.