ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO CORRESPONDENCIA EXTERNA ENVIADA POR POST-EXPRESS

VERSION: 1.0

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(1)

Secretaria de TODOS LOS PROCESOS

Radica en el programa de ORFEO el oficio proyectado; imprime el oficio (original y 2 copias) y sobre correspondiente (con numero de radicado) y lo hace firmar por el Jefe o Coordinador, generando el respectivo visto bueno (tercer chulo) de impresión en el aplicativo ORFEO; lo entrega personalmente al encargado de correspondencia enviada del proceso Gestión Documental, para su digitalización y envío por correo POST EXPRESS.
 

Toda comunicación oficial debe ser radicada y registrada en el aplicativo ORFEO. Acuerdo Nº 060 de 2001 artículos 2º, 3º, 5º y 11º. Archivo General de la Nación Al radicar se debe especificar en el asunto el medio de envió por el que se va a remitir el oficio
 

(2)

Encargado de correspondencia enviada del GRUPO DE TRABAJO DE ATENCION AL USUARIO Y GESTION DOCUMENTAL

Recibe oficio radicado (original y 1 copia) en sobre abierto y revisa que los datos del destinatario estén claramente diligenciados y coincidan con los registrados en el aplicativo ORFEO.
 

Los oficios radicados se recibirán todos los días hasta las 11 am. Los documentos entregados después de este horario se enviaran al día siguiente. En los casos en los cuales haya varios destinatarios, se elaborarán igual cantidad de copias adicionales con sus sobres respectivos. (Acuerdo Nº 060/2001 del Archivo general de la Nación, Artículo 11).
 

(3)

Encargado de correspondencia enviada del GRUPO DE TRABAJO DE ATENCION AL USUARIO Y GESTION DOCUMENTAL

Digitaliza el documento, da visto bueno, y genera el envió (cuarto chulo)
 

Para efectos de la digitalización de los oficios solo se hará este procedimiento con el original del oficio
 

(4)

Secretaria de TODOS LOS PROCESOS, encargado de bajar la correspondencia enviada de cada proceso

Cierra el sobre, paquetes y/o cajas con el original del oficio y anexos si los hay.
 

Verifica que el oficio y documentos anexos estén completos.
 

(5)

Encargado de correspondencia enviada del GRUPO DE TRABAJO DE ATENCION AL USUARIO Y GESTION DOCUMENTAL

Pesa el sobre, paquetes y/o cajas en la báscula para determinar el valor a pagar para su remisión por servicio postexpress
 

(6)

Encargado de correspondencia enviada del GRUPO DE TRABAJO DE ATENCION AL USUARIO Y GESTION DOCUMENTAL

Ingresa al aplicativo ORFEO, señala el link “envíos” y genera la descarga (cuarto chulo), de los sobres, paquetes y/o cajas que se tengan por dependencia y/o proceso
 

(7)

Encargado de correspondencia enviada del GRUPO DE TRABAJO DE ATENCION AL USUARIO Y GESTION DOCUMENTAL

Ingresa al aplicativo del programa de correos diligencia los datos de la planilla “Relación de Correo Postexpress” : destinatario, dirección, destino, peso y valor de cada sobre y numero de guía.
 

(8)

Encargado de correspondencia enviada del GRUPO DE TRABAJO DE ATENCION AL USUARIO Y GESTION DOCUMENTAL

Imprime Original y tres copias de la planilla establecida para tal fin por la empresa de correos.
 

(9)

Encargado de correspondencia enviada del GRUPO DE TRABAJO DE ATENCION AL USUARIO Y GESTION DOCUMENTAL

Genera e imprime las guías de PostExpress; retira los originales de las guía y pega las cuatro copias restantes al reverso del sobre, caja y/o paquete.
 

(10)

Encargado de correspondencia enviada del GRUPO DE TRABAJO DE ATENCION AL USUARIO Y GESTION DOCUMENTAL

Entrega al funcionario de la empresa de correos el original y dos copias de la planilla “Relación de Correos Postexpress” adjuntando los documentos relacionados en la misma, para su verificación y firma
 

Las guías de PostExpress deben tener la fecha de día del envió
 

(11)

Encargado de correspondencia enviada del GRUPO DE TRABAJO DE ATENCION AL USUARIO Y GESTION DOCUMENTAL

Recibe copia de la planilla “Relación de Correos Postexpress” debidamente firmada por el funcionario de la empresa de correos como señal de recibido y la archiva junto con los originales de las guías en la carpeta correspondiente
 

(12)

Encargado de correspondencia enviada del GRUPO DE TRABAJO DE ATENCION AL USUARIO Y GESTION DOCUMENTAL

Recibe del funcionario de la empresa de correos las copias de las guías de la correspondencia entregada en fechas anteriores, debidamente firmadas por el destinatario, y las pega al respaldo de cada oficio según radicado del mismo
 

Cada mes debe realizar un cotejo y verificar cuáles guías faltan para solicitarlas a la empresa de correos
 

(13)

Encargado de correspondencia enviada del GRUPO DE TRABAJO DE ATENCION AL USUARIO Y GESTION DOCUMENTAL

Recibe del funcionario de la empresa de correos la correspondencia devuelta. Ingresa al programa de ORFEO al link envíos y ejecuta la devolución del documento; Genera e imprime la planilla informe de devoluciones en el aplicativo ORFEO.
 

(14)

Encargado de correspondencia enviada del GRUPO DE TRABAJO DE ATENCION AL USUARIO Y GESTION DOCUMENTAL

Devuelve los sobres o documentos a cada oficina productora. Hace firmar la planilla como señal de recibido
 

Cada oficina productora envía nuevamente el documento aplicando las correcciones necesarias. Cada oficina productora de los documentos debe recibir sus devoluciones sin excepción
 

(15)

Encargado de correspondencia enviada del GRUPO DE TRABAJO DE ATENCION AL USUARIO Y GESTION DOCUMENTAL

Archiva la planilla Entrega de Devoluciones del aplicativo ORFEO” en la carpeta correspondiente