ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO PERDIDA O HURTO DE BIENES MUEBLES

VERSION: 3.0

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FUNCIONARIOS / FPS

Detecta faltantes de bienes muebles a su cargo y presenta la denuncia penal ante la Fiscalía, Inspección de Policía o autoridad competente. Entrega copia de la denuncia penal inmediatamente junto con el Informe de pérdida o hurto de un bien mueble a su cargo o en cuenta personal, al Coordinador de Grupo Interno de Trabajo Gestión de Bienes, Compras y Servicios Administrativos.
 

Si la pérdida o hurto está relacionada con los elementos de un funcionario que se retira del servicio, la investigación administrativa se debe adelantar dentro de los 30 días calendario siguientes a la fecha de su retiro, para poder efectuar el descuento de sus prestaciones en caso de que el fallo de la investigación ordene el descuento del valor del Bien perdido o hurtado, de sus prestaciones.
 

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COORDINADOR GRUPO INTERNO DE TRABAJO GESTION BIENES, COMPRAS Y SERVICIOS ADMINISTRATIVOS.

Recibe copia de la denuncia penal de pérdida o hurto del bien mueble dada por el funcionario responsable del mismo. Solicita al encargado del manejo de las cuentas personales del Grupo Interno de Trabajo Gestión Bienes Compras y Servicios Administrativos el Formato De Cuentas Personales Inventario Individual Código APGSAGADFO14 firmado por el funcionario que tenia a cargo el bien perdido o hurtado para ser confrontados. Realiza inspección ocular de la pérdida del bien mueble, junto con el funcionario responsable del mismo y dos testigos.
 

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COORDINADOR GRUPO INTERNO DE TRABAJO GESTION BIENES, COMPRAS Y SERVICIOS ADMINISTRATIVOS.

Proyecta y firma la reclamación a la empresa de vigilancia o empresa aseguradora, según lo determinen las investigaciones preliminares, relacionando las características generales y específicas del bien o los bienes. En caso que los elementos sean cancelados por la compañía de seguros o compañías de vigilancia, de acuerdo a un avalúo realizado por peritos externos, PASA AL PROCEDIMIENTO BAJA DE BIENES MUEBLES PÓR OBSOLECENCIA, INSERVIBLES O NO NECESARIOS PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LA ENTIDAD. Código APGSAGADPT24. En caso que los elementos hurtados o perdidos sean restablecidos por el seguro o por la compañía de vigilancia, el bien se ingresa nuevamente al Sistema con la factura de compra y documentos que las compañías aporten. En caso que los elementos sean cancelados por la compañía de seguros o compañías de vigilancia, de acuerdo a un avalúo de peritos externos o estudio de mercado que defina el valor del bien, se informa con memorando al Grupo Interno de Trabajo de Contabilidad y Grupo Interno de Trabajo de Tesorería, anexando los soportes entregados por las compañías que cancelen los elementos hurtados o perdidos
 

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ENCARGADO DEL MANEJO DEL ALMACÉN DEL GRUPO INTERNO DE TRABAJO GESTIÓN DE BIENES, COMPRAS Y SERVICIOS ADMINISTRATIVOS.

Elabora el Acta de pérdida o hurto de bienes muebles, en la plantilla para formato de actas código APGDOSGEFO01 y firma junto con el funcionario responsable del bien y dos (2) testigos, especificando: fecha en que tuvo lugar la pérdida o en que se descubrió el faltante, día en que se practica la inspección ocular, enumerando las posibles circunstancias de tiempo, lugar y modo de la perdida, relacionando lista de los bienes faltantes, cantidad y valor de cada uno y el valor total. Entrega copia al funcionario y segunda copia al Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos. Realiza comprobante de egreso por pérdida o hurto de bienes muebles en el programa contable de la entidad, con base en copia de la denuncia penal, copia del Acta de pérdida o hurto de bienes muebles, tramite de reclamación a la compañía de seguros, informe detallado de lo ocurrido y copia del inventario individual realizado por el encargado del manejo de las cuentas personales del Grupo Interno de Trabajo Gestión Bienes Compras y Servicios Administrativos. PASA AL PROCEDIMIENTO BOLETIN DIARIO DE ALMACEN código APGSAGADPT01
 

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COORDINADOR GRUPO INTERNO DE TRABAJO GESTION BIENES, COMPRAS Y SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

Envía memorando con fotocopia de documentos que se generaron con la perdida de los bienes a Secretaria General para investigación administrativa con el objetivo de determinar la responsabilidad del funcionario. PASA AL PROCEDIMIENTO PROCESO DISCIPLINARIO ORDINARIO Código APGDOSGEPT22. Proyecta y envía memorando dirigido al Grupo Interno de trabajo de Contabilidad para realizar el registro en cuenta denominada responsabilidad fiscal en proceso.
 

Lo documentos que se generan con la pérdida del bien son: - Comprobante de egreso por pérdida o hurto de bienes muebles. - Denuncia penal. - Acta de pérdida o hurto de bienes muebles. - Oficio de reclamación a la compañía de seguro. - Formato De Cuentas Personales Inventario Individual Código APGSAGADFO14 realizado por el encargado del manejo de las cuentas personales del Grupo Interno de Trabajo Gestión Bienes Compras y Servicios Administrativos.
 

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COORDINADOR GRUPO INTERNO DE TRABAJO GESTION BIENES, COMPRAS Y SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

VIENE DE PROCEDIMIENTO PROCESO DISCIPLINARIO ORDINARIO Código APGDOSGEPT22. Recibe fallo sobre la decisión adoptada la cual puede ser de archivo o sancionatoria.
 

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ENCARGADO DEL MANEJO DEL ALMACEN DEL GRUPO INTERNO DE TRABAJO GESTION DE BIENES, COMPRAS Y SERVICIOS ADMINISTRATIVOS.

Archiva copia del informe de pérdida o hurto, y los soportes adicionales tales como la denuncia penal respectiva y fallo en la correspondiente tabla de retención documental.