ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO COMODATO BIENES MUEBLES

VERSION: 3.0

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DIRECCION GENERAL /DIRECTOR GENERAL.

Viene del procedimiento REVISION Y RADICACIÓN DE CORRESPONDENCIA EXTERNA RECIBIDA PRESENCIAL. Código APGDOSGEPT18 Recibe de una Entidad sin ánimo de lucro, la Solicitud de un bien mueble o inmueble para que estudie la viabilidad de ser entregado en la modalidad de Comodato de propiedad de la Entidad. Revisa y entrega al Coordinación de Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos. Para verificar en las Bases de Datos, propiedad del bien mueble o inmueble y estudiar viabilidad de Comodato.
 

La Entidad interesada en el comodato de bienes inmuebles radica en la Entidad o envía vía correo, la solicitud de Comodato de Bien o Bienes Muebles o Inmuebles en interés. Justificando el proyecto a realizar o uso que se pretende dar al bien. El Comodato se autoriza a Entidades sin ánimo de lucro y de reconocida idoneidad con el fin de impulsar programas y actividades de interés público acordes con el Plan Nacional y los planes seccionales de Desarrollo, (Artículo 38 de La ley 9 de 1989).
 

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COORDINADOR GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE GESTION BIENES, COMPRAS Y SERVICIOS ADMINISTRATIVOS.

Recibe solicitud y solicita a Encargado de los Bienes muebles e inmuebles de la Coordinación del GIT Gestión Bienes Compras y Servicios Administrativos, verificar propiedad del bien mueble o inmueble y estudiar la viabilidad de autorización de Comodato.
 

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ENCARGADO DE LOS BIENES MUEBLES E INMUEBLES DEL GIT DE GESTIÓN BIENES, COMPRAS Y SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

Revisa la solicitud de viabilidad de Comodato y verifica si el bien solicitado es de propiedad del FPS en las bases de datos. De ser propiedad de la Entidad, informa al Coordinador del GIT de Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos., para realizar los trámites del inicio del Comodato. De no ser propietario el Fondo de Pasivo Social de los Ferrocarriles Nacionales de Colombia, de los elemento o elementos solicitados, se procede a enviar el oficio al Instituto Nacional de Vias – INVIAS. Pasa al procedimiento CORRESPONDENCIA EXTERNA ENVIADA POR MENSAJERO Y/O SERVIENTREGA. Código: APGDOSGEPT10
 

Es necesario determinar si el bien mueble o inmueble es de propiedad del Fondo de Pasivo Social de los Ferrocarriles Nacionales de Colombia, teniendo en cuenta que los Ferrocarriles Nacionales de Colombia al liquidarse, igualmente transfirieron bienes a la Empresa Colombiana de Vías Férreas – FERROVIAS.
 

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COORDINADOR GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE GESTION BIENES, COMPRAS Y SERVICIOS ADMINISTRATIVOS.

Envía correo electrónico, solicitando a la Secretaria del Comité de Contratación citación al mismo, para definir la conveniencia de entregar en Comodato el bien mueble o inmueble por los cuales existe interés. Pasa a procedimiento COMITÉ DE CONTRATACIÓN. Código ESDESDIGPT06.
 

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COORDINADOR GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE GESTION BIENES, COMPRAS Y SERVICIOS ADMINISTRATIVOS.

Viene de procedimiento COMITÉ DE CONTRATACIÓN. Código ESDESDIGPT06. De ser aprobado la realización del contrato de Comodato, revisa si el bien mueble o inmueble es Patrimonio Histórico y Cultural. En el caso de ser bien de interés cultural, Solicita a Encargado de los Bienes Muebles e Inmuebles de la Coordinación del GIT Gestión Bienes Compras y Servicios Administrativos, para que proyecte la solicitud de autorización para la entrega de bienes de muebles o inmuebles en Comodato, al Ministerio de Cultura, de acuerdo a la Ley 397 de 1997 y solicitud de documentos soporte como Certificación de personería Jurídica, Estatutos, autorización de Junta Directiva, consejos o de la Asamblea y paquetes de representación legal, según el caso, dirigido a la Entidad que solicita el Comodato. Pasa a procedimiento CORRESPONDENCIA EXTERNA ENVIADA POR MENSAJERO Y/O SERVIENTREGA. Código: APGDOSGEPT10.
 

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ENCARGADO DE LOS BIENES MUEBLES E INMUEBLES DEL GIT DE GESTIÓN BIENES, COMPRAS Y SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

Proyecta solicitud de autorización de entrega de comodato de bien mueble o inmueble, dirigido al Ministerio de Cultura y solicitud de documentos soporte como Certificación de personería Jurídica, Estatutos, autorización de Junta Directiva, consejos o de la Asamblea y paquetes de representación legal, según el caso, dirigido a la Entidad que solicita el Comodato. Entrega a Coordinador Grupo Interno de Trabajo Gestión Bienes Compras y Servicios Administrativos para revisión y firma de las solicitudes.
 

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COORDINADOR GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE GESTION BIENES, COMPRAS Y SERVICIOS ADMINISTRATIVOS.

Recibe, revisa solicitudes proyectadas y de ser aprobadas firma. Pasa a procedimiento CORRESPONDENCIA EXTERNA ENVIADA POR MENSAJERO Y/O SERVIENTREGA. Código: APGDOSGEPT10.
 

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COORDINADOR GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE GESTION BIENES, COMPRAS Y SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

Viene del procedimiento REVISION Y RADICACIÓN DE CORRESPONDENCIA EXTERNA RECIBIDA PRESENCIAL. Código APGDOSGEPT18. Recibe Resolución de autorización de Comodato firmado por el Ministerio de Cultura. Solicita a la Entidad interesada en el Comodato de bien mueble e inmueble, enviar la documentación necesaria para la contratación Ordena al Encargado de elaboración de estudios previos de la Coordinación del GIT Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos realizar la justificación y estudios previos para suscribir+ el contrato de Comodato. Pasa al procedimiento ELABORACION DE ESTUDIO PREVIO. Código APAJUOAJPT16. Pasa a procedimiento CONTRATACION DIRECTA. Código APAJUOAJPT21.
 

El Ministerio de Cultura realiza la Resolución de autorización de Comodato de un bien de interés Cultural. La documentación necesaria para la Contratación es la siguiente: 1.Hoja de Vida personal natural o jurídica 2. Representación Legal. 3. Fotocopia de cédula de ciudadanía del representante legal 4. Fotocopia Certificado Judicial 5. Certificado antecedentes de la Procuraduría 6. Boletín de responsables fiscales de la Contraloría. 7. Documentos cruce de información de solicitud. En caso de ser un municipio el interesado, se solicita autorización del Concejo Municipal y paquete de representación Legal.
 

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COORDINADOR GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE GESTION BIENES, COMPRAS Y SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

Viene del procedimiento de CONTRATACION DIRECTA. Código APAJUOAJPT21 y de procedimiento SUPERVISION DE CONTRATOS. Código APAJUOAJPT12 Recibe el Contrato Interadministrativo de Comodato de Oficina Asesora Jurídica, firmado por el Representante Legal de la entidad Comodataria y el Director del Fondo. Gestiona la entrega del inmueble mediante acta de entrega, con el Comodatario. Envía Acta de Entrega y contrato de Comodato a Encargado del Manejo de Almacén del GIT de Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos, para realizar respectivo movimiento de inventarios.
 

La oficina Asesora Jurídica, elabora Contrato Interadministrativo de Comodato y Designa supervisión de dicho Contrato.
 

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ENCARGADO DEL MANEJO DE ALMACÉN DEL GIT DE GESTIÓN BIENES, COMPRAS Y SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

Realiza respectiva registros contables en el aplicativo Financiero, SAFIX, modulo de Inventarios, para mantener actualizado el programa de Inventarios, e imprime dicho movimiento. Entrega impresión de movimiento de almacén, al Coordinador del GIT Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos para su revisión, aprobación y firma. Pasa a procedimiento BOLETIN DIARIO DE ALMACEN código APGSAGADPT01
 

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ENCARGADO DEL MANEJO DE ALMACÉN DEL GIT DE GESTIÓN BIENES, COMPRAS Y SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

Envía interface generada del aplicativo Financiero SAFIX, al Grupo Interno de Trabajo de Contabilidad, para registrar el movimiento en la Contabilidad de la Entidad. Pasa al procedimiento CONCIALICION ENTRE PROCESOS Código APGRFGCOPT28 y realiza actas de conciliación trimestrales con el Grupo Interno de trabajo de Contabilidad.
 

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ENCARGADO DE LOS BIENES MUEBLES E INMUEBLES DEL GIT DE GESTIÓN BIENES, COMPRAS Y SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

Crea carpeta de Comodato y archiva contrato de comodato y Acta de Entrega, según lo establecido en la tabla de retención documental Una Vez se vence el contrato pasa al procedimiento. LIQUIDACION DE CONTRATOS. Código APAJUOAJPT25