ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS Y EXPEDIENTES DEL ARCHIVO DE GESTIÓN DE CONTRATACIÓN

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Jefe Oficina Jurídica

Conforma la carpeta del expediente contractual teniendo en cuenta los documentos contemplados en el checklist o FORMATO DE VERIFICACIÓN DE DOCUMENTOS PERSONA NATURAL CÓD. APAJUOAJFO17, y siguiendo los lineamientos establecidos en el ítem REQUISITOS PARA CUMPLIR CON UNA CORRECTA ORGANIZACIÓN del INSTRUCTIVO DE MANEJO DEL ARCHIVO DE GESTIÓN CÓD. APGDOSGEIT03
 

(2)

Jefe Oficina Jurídica

Realiza memorando relacionando la entrega de los expedientes completos a los encargados del Archivo de Gestión.
 

(3)

Encargado del Archivo de Gestión/ Oficina Asesora Jurídica

Organiza los expedientes de acuerdo con la Tablas de Retención Documental - TRD existente, y realizan el manejo del expediente siguiendo los lineamientos del INSTRUCTIVO DE MANEJO DEL ARCHIVO DE GESTIÓN CÓD. APGDOSGEIT03.
 

(5)

La Dirección General, la Secretaría General, los Jefes de Oficina, los Coordinadores de área y aquellos funcionarios y contratistas que tengan relación directa con el trámite pre contractual, contractual y pos contractual de los expedientes

Solicita por medio del correo electrónico archivocontratos@fps.gov.co, a los encargados del archivo de gestión el préstamo del documento o expediente, quien tendrá un término de dos (2) días hábiles para realizar la búsqueda del documento solicitado en préstamo y entregarlo al solicitante.
 

Los solicitantes podrán ser contratistas y/o funcionarios del Fondo Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales FPS-FNC. Nota: en caso de que se presente alguna novedad frente a los documentos solicitados, esta será comunicada al solicitante indicado los pasos a seguir frente a la situación particular de los documentos solicitados.
 

(6)

Encargado del Archivo de Gestión de Contratación/ Oficina Asesora Jurídica

Diligencia el Formato de PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO DE GESTIÓN CÓD. APGDOSGEFO09.
 

(8)

Encargado del Archivo de Gestión de Contratación/ Oficina Asesora Jurídica

Realiza la entrega al contratista y/o funcionario del proceso solicitante del expediente, informándole que el término para la devolución corresponde a cinco (05) días hábiles, con posibilidad de prórroga por un término igual y por una sola vez, vencida la cual se deberá iniciar nuevamente el proceso de préstamo.
 

Todos los procesos en el término en que dura el préstamo, garantizaran la integridad de los documentos y/o expediente entregados.
 

(9)

Encargado del Archivo de Gestión de Contratación/ Oficina Asesora Jurídica

Realiza seguimiento al préstamo del documento o expediente en condición de préstamo.
 

Una vez verificado el vencimiento de términos y de ser necesario se comunicará vía telefónica o de forma personal con el funcionario y/o contratista que tiene en condición de préstamo los documentos y/o expedientes entregados para solicitar la devolución y/o prórroga en los términos de la actividad 8.