ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO SELECCIÓN ABREVIADA POR MENOR CUANTÍA

VERSION: 3.0

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(1)

Director general, secretario, subdirectores, jefes de oficina, coordinadores de grupo.

VIENE DEL PROCEDIMIENTO APAJUOAJPT16 - ELABORACIÓN DE ESTUDIO PREVIO y del diligenciamiento del formato APAJUOAJFO03 SOLICITUD DE TRAMITE DE CONTRATACIÓN Y ESTUDIOS PREVIOS. Remite a la oficina asesora jurídica con la documentación soporte del estudio previo, En el cual se debe consignar el avalúo comercial del bien y el precio mínimo de venta esta se debe realizar por escrito y se anexan los siguientes documentos: Solicitud de CDP, original del CDP, estudio del sector, análisis de riesgo, requisitos habilitantes establecidos y su determinación, certificación de encontrarse el objeto a contratar en el Plan Anual de Adquisiciones. estudio previo y los documentos que se relacionan en los formatos APAJUOAJFO17 HOJA DE VERIFICACIÓN DE DOCUMENTOS PERSONA NATURAL Y APAJUOAJFO18 HOJA DE VERIFICACIÓN DE DOCUMENTOS PERSONA JURIDICA, a la Oficina Asesora Jurídica.
 

(2)

Secretaria/OFICINA ASESORA JURIDICA

Recibe, radica y realiza la remisión al encargado de la contratación de la Oficina Asesora Jurídica al día siguiente de su recepción.
 

(3)

Encargado de la contratación/OFICINA ASESORA JURIDICA

Realiza estudio de la documentación remitida y verifica que se encuentre conforme a las normas que rigen la actividad contractual del Estado, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al recibo y en caso de que realice observaciones que ameriten cambio en los documentos remitidos, devolverá por escrito al área interesada, indicando las falencias, inconsistencias o errores detectados indicando a su vez las correcciones que se deben realizar. Si la documentación se encuentra completa y acorde elabora proyecto de pliego de condiciones en el formato APAJUOAJFO15 PLIEGO DE CONDICIONES, con fundamento en el estudio previo recibido. PASA AL PROCEDIMIENTO ESDESDIGPT06 COMITÉ DE CONTRATACIÓN.
 

(4)

Encargado de la contratación/OFICINA ASESORA JURIDICA

VIENE DEL PROCEDIMIENTO ESDESDIGPT06. COMITÉ DE CONTRATACIÓN. Elabora aviso, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes al recibo de la documentación por parte de la Secretaria Técnica del Comité de Contratación, el cual publicará por tres (3) veces dentro de los términos establecidos en el numeral 3° del artículo 30 de la Ley 80 de 1993, y publicará el proyecto de pliego de condiciones, en el formato APAJUOAJFO15 PLIEGO DE CONDICIONES y APAJUOAJFO16 FICHA TÉCNICA si a ello hubiere lugar, por el término señalado en el cronograma establecido para la licitación, para que los interesados en el proceso realicen las observaciones al proyecto dentro de los términos señalados en el cronograma establecido para la licitación.
 

(5)

Encargado de la contratación/OFICINA ASESORA JURIDICA

Responde las observaciones e interrogantes presentados por los interesados al proyecto de pliego de condiciones y publica, tanto las observaciones como las respuestas a las mismas en las páginas web del fondo y del SECOP.
 

Artículo 27 del Decreto 1510 de julio 17 de 2013.
 

(6)

Encargado de la contratación/OFICINA ASESORA JURIDICA

Elabora pliego definitivo de condiciones. PASA AL PROCEDIMIENTO ESDESDIGPT06 COMITÉ DE CONTRATACIÓN.
 

(7)

Encargado de la contratación/OFICINA ASESORA JURIDICA

VIENE DEL PROCEDIMIENTO ESDESDIGPT06 COMITÉ DE CONTRATACIÓN. Elabora los actos administrativos de apertura del proceso y el que designa el comité evaluador de la correspondiente modalidad de contratación, y publica en las páginas web del FONDO y del SECOP el acto administrativo de apertura del proceso, el pliego de condiciones definitivo, conforme a los términos establecidos en el cronograma del proceso.
 

El Comité Evaluador estará conformado por número impar de servidores públicos y/o contratistas que tengan conocimiento en los aspectos jurídicos, técnicos y financieros del proceso que se adelanta.
 

(8)

DIRECTOR GENERAL Y COMITÉ EVALUADO

Realiza audiencia para estimación y asignación de riesgos y en caso de existir solicitud, de cualquier persona interesada, para que precise el contenido y alcance de los pliegos de condiciones se realizará en la misma audiencia. Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al inicio del plazo para presentación de ofertas.
 

(9)

Encargado de la Radicación /GRUPO INTERNO DE TRABAJO ATENCIÓN AL USUARIO Y GESTION DOCUMENTAL

Recepciona la manifestación de los interesados en participar, conforme al o los mecanismos establecidos; dentro de los tres (3) días hábiles siguientes contados a partir de la fecha de apertura del proceso.
 

(10)

COMITÉ EVALUADOR DESIGNADO

Realiza sorteo en caso de que se presenten más de 10 manifestaciones de interés o se sigue el proceso con todos los que manifestaron interés en participar, tal como se establezca en el pliego de condiciones.
 

(11)

Encargado de la contratación/OFICINA ASESORA JURIDICA

Envía comunicación, via correo electrónico al día siguientes del sorteo a los interesados en participar que resultaron favorecidos en el sorteo.
 

(12)

Encargado de la Radicación /GRUPO INTERNO DE TRABAJO ATENCIÓN AL USUARIO Y GESTION DOCUMENTAL

Recibe las propuestas, hasta la hora de cierre señalada en el cronograma del proceso de selección. Remite al Comité evaluador el mismo día de recepción de las propuestas o al día siguiente en las primeras horas del día.
 

(13)

COMITÉ EVALUADOR DESIGNADO

Verifica el cumplimiento de los requisitos, evalúa las propuestas presentadas.
 

(14)

Encargado de la contratación/OFICINA ASESORA JURIDICA

Publica y da traslado del informe de evaluación, por el término de tres (3) días. Recibe las observaciones que realicen los proponentes a la evaluación publicada.
 

(15)

COMITÉ EVALUADOR DESIGNADO

Da respuesta a las observaciones realizadas por los oferentes y si es del caso modifica la evaluación publicada. Elabora concepto técnico en el cual sugiere al ordenador del gasto con quien contratar. Al día siguiente de vencido el plazo de publicación de la evaluación, teniendo en cuenta y dando respuesta a las observaciones realizadas a la evaluación por cualquier interesado. PASA AL PROCEDIMIENTO ESDESDIGPT06 COMITÉ DE CONTATACIÓN.
 

(16)

DIRECTOR GENERAL Y COMITÉ DE CONTRATACIÓN

VIENE DEL PROCEDIMIENTO ESDESDIGPT06 COMITÉ DE CONTATACIÓN, Celebra audiencia pública de adjudicación o declaratoria de desierta, de acuerdo con la fecha y hora señalada en el pliego de condiciones, en ella se da a conocer la evaluación definitiva y se adjudica el contrato o los contratos.
 

(17)

Encargado de la contratación/OFICINA ASESORA JURIDICA

Elabora y remite a la Dirección General original y dos (2) copias de la minuta contractual para suscripción por parte del Director General y el Contratista.
 

(18)

DIRECTOR GENERAL

Suscribe el contrato y regresa al encargado de la contratación de la Oficina Asesora Jurídica.
 

(19)

Secretaria/OFICINA ASESORA JURIDICA

Recibe del Director General el contrato firmado y recauda la firma del contratista en el contrato y radica en el consecutivo de contratos, asigna número al contrato, le impone fecha y entrega al encargado de contratación.
 

(20)

Encargado de la contratación/OFICINA ASESORA JURIDICA

Recibe el contrato debidamente firmado, numerado y fechado y proyecta oficio para remitirlo al Contratista, informando en el texto del mismo que debe constituir la póliza de garantía del contrato de conformidad con la cláusula del mismo. PASA A LOS PROCEDIMIENTOS APGRFGCOPT06 CREACIÓN DE TERCEROS, APGRFSFIPT08 EXPEDICIÓN REGISTRO PRESUPUESTAL Y APGRFSFIPT09 LIBERACIÓN Y AJUSTES DE PRESUPUESTO
 

El Procedimiento APGRFSFIPT09 LIBERACIÓN Y AJUSTES DE PRESUPUESTO, aplica cuando el valor del contrato celebrado sea inferior al CDP inmerso en el proceso de contratación. La solicitud de creación del tercero debe contener la siguiente información básica: 1) Tipo y número de identificación 2) Nombre y apellido completo 3) Dirección 4) Ciudad 5) Teléfono y 6) cuenta Bancaria; y PARA PERSONA JURÍDICA 1) Número de identificación tributaria-NIT 2) Razón Social 3) Dirección 4) Ciudad 5) Teléfono y 6) Cuenta Bancaria.
 

(21)

Secretaria/OFICINA ASESORA JURICIDA

VIENE DEL PROCEDIMIENTO APGRFSFIPT08 EXPEDICIÓN REGISTRO PRESUPUESTAL recibe el original del contrato y el original del registro presupuestal y pasa al encargado de la contratación.
 

(22)

Encargado de la contratación/OFICINA ASESORA JURIDICA

Recibe y verifica las pólizas constituidas por el contratista, que las mismas cumplan con los valores, tiempos y cobertura contemplados en el contrato y el recibo de pago de las primas y procede al diligenciamiento del formato APAJUOAJFO21 LEGALIZACIÓN DE CONTRATOS Y APROBACIÓN DE POLIZAS DE GARANTIAS y pasa para firma del Jefe de la Oficina Asesora Jurídica y/o director general
 

(23)

Secretaria/OFICINA ASESORA JURIDICA

Recibe el formato APAJUOAJFO21 LEGALIZACIÓN DE CONTRATOS Y APROBACIÓN DE POLIZAS DE GARANTÍA y pasa para la firma del Jefe de la Oficina Asesora Jurídica que aprueba la garantía constituida
 

(24)

Jefe Oficina Asesora Jurídica

Aprueba las garantías presentadas.
 

(25)

Encargado de la contratación/OFICINA ASESORA JURIDICA

Proyecta memorando designando el supervisor del contrato para la firma del Director General y oficia al Contratista, presentando al Supervisor y/o Interventor. PASA AL PROCEDIMIENTO APAJUOAJPT12 SUPERVISIÓN DE CONTRATOS y al PROCEDIMIENTO APAJUOAJPT09 REGISTRO HOJAS DE VIDA Y CONTRATOS EN EL SIGEP.
 

(26)

Encargado del archivo/OFICINA ASESORA JURIDICA

Incorpora en el expediente contractual los documentos de la etapa precontractual, contractual de legalización y de liquidación de acuerdo con las tablas de retención documental y la ley de archivo.