ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO LICITACIÓN PUBLICA

VERSION: 4.0

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(1)

Director general, secretario, Subdirectores, Jefes de Oficinas, Coordinadores de grupo.

VIENE DEL PROCEDIMIENTO APAJUOAJPT16 - ELABORACIÓN DE ESTUDIO PREVIO y del diligenciamiento del formato APAJUOAJFO03 - SOLICITUD DE TRAMITE DE CONTRATACIÓN Y ESTUDIOS PREVIOS. Remite a la Oficina Asesora Jurídica con la documentación soporte del estudio previo. La remisión se realiza por escrito y se anexan los siguientes documentos: Solicitud de CDP, original del CDP, estudio del sector, análisis de riesgo, requisitos habilitantes establecidos y su determinación, certificación de encontrarse el objeto a contratar en el Plan Anual de Adquisiciones, estudio previo y los documentos que se relacionan en los formatos APAJUOAJFO17 - HOJA DE VERIFICACIÓN DE DOCUMENTOS PERSONA NATURAL Y APAJUOAJFO18 - HOJA DE VERIFICACIÓN DE DOCUMENTOS PERSONA JURIDICA, a la Oficina Asesora Jurídica.
 

(2)

Secretaria/OFICINA ASESORA JURIDICA

Recibe, radica y realiza la remisión al encargado de la contratación de la Oficina Asesora Jurídica al día siguiente de su recepción.
 

(3)

Encargado de la contratación/OFICINA ASESORA JURIDICA

Realiza estudio de la documentación remitida y verifica que se encuentre conforme a las normas que rigen la actividad contractual del Estado, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al recibo y en caso de que realice observaciones que ameriten cambio en los documentos remitidos, devolverá por escrito al área interesada, indicando las falencias, inconsistencias o errores detectados indicando a su vez las correcciones que se deben realizar. Si la documentación se encuentra completa y acorde elabora proyecto de pliego de condiciones en el formato APAJUOAJFO15 PLIEGO DE CONDICIONES, con fundamento en el estudio previo recibido. PASA AL PROCEDIMIENTO ESDESDIGPT06 - COMITÉ DE CONTRATACIÓN.
 

(4)

Encargado de la contratación/OFICINA ASESORA JURIDICA

VIENE DEL PROCEDIMIENTO ESDESDIGPT06 - COMITÉ DE CONTRATACIÓN. Elabora aviso, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes al recibo de la documentación por parte de la Secretaria Técnica del Comité de Contratación, el cual publicará por tres (3) veces dentro de los términos establecidos en el numeral 3° del artículo 30 de la Ley 80 de 1993, y publicará el proyecto de pliego de condiciones, en el formato APAJUOAJFO03 – SOLICITUD DE TRÁMITE DE CONTRATACIÓN Y ESTUDIOS PREVIOS ESTUDIOS PREVIOS y APAJUOAJFO16 - FICHA TÉCNICA si a ello hubiere lugar, por el término señalado en el cronograma establecido para la licitación, para que los interesados en el proceso realicen las observaciones al proyecto dentro de los términos señalados en el cronograma establecido para la licitación.
 

El aviso contendrá la información señalada en el artículo 21 del Decreto 1510 de 2013.
 

(5)

Encargado de la contratación/OFICINA ASESORA JURIDICA

Responde las observaciones e interrogantes presentados por los interesados al proyecto de pliego de condiciones y publica, tanto las observaciones como las respuestas a las mismas en las páginas Web del Fondo y del SECOP.
 

Artículo 27 del Decreto 1510 de julio 17 de 2013.
 

(6)

Encargado de la contratación/OFICINA ASESORA JURIDICA

Elabora Pliego definitivo de condiciones. PASA AL PROCEDIMIENTO ESDESDIGPT06 COMITÉ DE CONTRATACIÓN.
 

(7)

Encargado de la contratación/OFICINA ASESORA JURIDICA

VIENE DEL PROCEDIMIENTO ESDESDIGPT06 COMITÉ DE CONTRATACIÓN. Elabora los actos administrativos de apertura del proceso y el que designa el Comité Evaluador de la Licitación. Publica en las páginas web del FONDO y del SECOP; el acto administrativo de apertura del proceso y el pliego de condiciones definitivo, conforme a los términos establecidos en el cronograma de la Licitación.
 

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DIRECTOR GENERAL Y COMITÉ EVALUADOR

Realiza audiencia para estimación y asignación de riesgos, en el término establecido para ello en el cronograma de la Licitación. En caso de existir solicitud de cualquier persona interesada, para que se precise el contenido y alcance de los pliegos de condiciones, se realizará en la misma audiencia, conforme a los términos establecidos en el cronograma del proceso.
 

(9)

Encargado de la contratación/OFICINA ASESORA JURIDICA

Recibe las observaciones y sugerencias presentadas al pliego de condiciones, durante el término señalado en el Pliego de Condiciones y responde las mismas, hasta dentro de un día antes del cierre de la recepción de propuestas, siempre y cuando no implique modificaciones al pliego de Condiciones.
 

(10)

Encargado de la contratación/OFICINA ASESORA JURIDICA

Realiza las modificaciones al pliego de condiciones definitivo a través de adendas. No se puede expedir adendas dentro de los tres (3) días anteriores en que se tiene previsto el cierre del proceso de selección y las publicará en la página web del FONDO y en el SECOP, en días hábiles entre las 07:00 a.m. y las 07:00 p.m.
 

(11)

Encargado de la Radicación/GRUPO INTERNO DE TRABAJO ATENCION AL CIUDADANO Y GESTIÓN DOCUMENTAL

Recibe las propuestas, hasta la hora de cierre señalada en el cronograma de la licitación pública y las pasa a la Oficina Asesora Jurídica, para verificación por parte del Comité Evaluador designado.
 

(12)

COMITÉ EVALUADOR DESIGNADO

Recibe las propuestas y una vez realizado el cierre del proceso, procede a la apertura de las mismas verificando, en presencia de los proponentes en caso de que asistan, el cumplimiento de los requisitos que otorgan puntaje, los folios entregados y de las condiciones adicionales si hay lugar a ello, dejando constancia en acta. Realiza la evaluación de las propuestas dentro del plazo estipulado en el cronograma del proceso de acuerdo con los requisitos y criterios señalados en el pliego de condiciones. En caso de ser procedente, recomendará al Ordenador del Gasto la adjudicación del contrato.
 

(13)

Encargado de la contratación/OFICINA ASESORA JURIDICA

Publica resultado de la evaluación realizada por el Comité Evaluador designado, durante el término señalado en el cronograma de la licitación. Recibe las observaciones de los oferentes, así como los documentos que subsanen requisitos habilitantes dentro del término de publicación, y pasa al comité evaluador designado.
 

(14)

COMITÉ EVALUADOR DESIGNADO

Responde las observaciones presentadas a la evaluación efectuada y modifica dicho documento en caso de ser necesario, dentro del término fijado para ello en el cronograma de la licitación. PASA AL PROCEDIMIENTO ESDESDIGPT06 COMITÉ DE CONTRATACIÓN.
 

(15)

COMITÉ EVALUADOR DESIGNADO

Celebra audiencia de subasta inversa.
 

En caso de que así se contemple en el pliego de condiciones.
 

(16)

DIRECTOR GENERAL Y COMITÉ DE CONTRATACION

VIENE DEL PROCEDIMIENTO ESDESDIGPT06 COMITÉ DE CONTRATACIÓN. Celebra audiencia pública de adjudicación o declaratoria de desierta, de acuerdo con la fecha y hora señalada en el pliego de condiciones, en ella se da a conocer la evaluación definitiva y se adjudica el contrato o los contratos.
 

(17)

Encargado de la contratación/OFICINA ASESORA JURIDICA

Elabora y remite a la Dirección General original y dos (2) copias de la minuta contractual para suscripción por parte del Director General y el contratista.
 

(18)

DIRECTOR GENERAL

Suscribe el contrato y regresa al encargado de la contratación de la oficina asesora jurídica.
 

(19)

Secretaria/OFICINA ASESORA JURIDICA

Recibe del Director General el contrato firmado, recauda la firma del contratista en el contrato; radica en el consecutivo de contratos, asigna número al contrato, le impone fecha y pasa al encargado de la contratación.
 

(20)

Encargado de la contratación/OFICINA ASESORA JURIDICA

Recibe el contrato debidamente firmado, numerado y fechado y proyecta oficio para remitirlo al contratista, informando en el texto del mismo, que debe constituir la póliza de garantía del contrato de conformidad con el clausulado del mismo. PASA A LOS PROCEDIMIENTOS APGRFGCOPT06 CREACION DE TERCEROS, APGRFSFIPT08 EXPEDICIÓN REGISTRO PRESUPUESTAL Y APGRFSFIPT09 LIBERACIÓN Y AJUSTES DE PRESUPUESTO.
 

El Procedimiento APGRFSFIPT09 LIBERACIÓN Y AJUSTES DE PRESUPUESTO, aplica cuando el valor del contrato celebrado sea inferior al CDP inmerso en el proceso de contratación. La solicitud de creación del tercero debe contener la siguiente información básica: 1) Tipo y número de identificación 2) Nombre y apellido completo 3) Dirección 4) Ciudad 5) Teléfono y 6) cuenta Bancaria; y PARA PERSONA JURÍDICA 1) Número de identificación tributaria-NIT 2) Razón Social 3) Dirección 4) Ciudad 5) Teléfono y 6) Cuenta Bancaria.
 

(21)

Secretaria/OFICINA ASESORA JURÍDICA

VIENE DEL PROCEDIMIENTO APGRFSFIPT08 EXPEDICIÓN REGISTRO PRESUPUESTAL Recibe el original de contrato y el original del registro presupuestal y pasa al Encargado de la contratación.
 

(22)

Encargado de la contratación/OFICINA ASESORA JURIDICA

Recibe y verifica las pólizas constituidas por el contratista, que las mismas cumplan con los valores, tiempos y cobertura contemplados en el contrato y el recibo del pago de las primas. Procede al diligenciamiento del formato APAJUOAJFO21 LEGALIZACIÓN DE CONTRATOS Y APROBACIÓN DE POLIZAS DE GARANTÍA y pasa para firma del Jefe de la Oficina Asesora Jurídica y/o director general.
 

(23)

Secretaria/OFICINA ASESORA JURÍDICA

Recibe el formato APAJUOAJFO21 LEGALIZACIÓN DE CONTRATOS – APROBACIÓN DE POLIZAS DE GARANTÍA y pasa para la firma del Jefe de la Oficina Asesora Jurídica que aprueba la garantía constituida.
 

(24)

Jefe Oficina Asesora Jurídica

Aprueba las garantías presentadas.
 

(25)

Encargado de la contratación/OFICINA ASESORA JURIDICA

Proyecta memorando designando el supervisor del contrato para la firma del Director General y oficia al Contratista, presentando al Supervisor y/o Interventor. PASA AL PROCEDIMIENTO APAJUOAJPT12 SUPERVISIÓN DE CONTRATOS y al PROCEDIMIENTO APAJUOAJPT09 REGISTRO HOJAS DE VIDA Y CONTRATOS EN EL SIGEP.