ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO ELABORACION DE ESTUDIO PREVIO

VERSION: 1.0

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(1)

Director general, secretario, Subdirectores, Jefes de Oficinas, Coordinadores de grupo.

Consulta en el Plan Anual de Adquisiciones que el bien o servicio a comprar o a contratar se encuentre incluido en él y Verifica que el objeto a comprar o contratar tenga la codificación UNSPSC correcta, según la “Guía para la codificación de bienes y servicios de acuerdo con el código estándar de productos y servicios de Naciones Unidas, V.14.080. G-CBS-02”, y los documentos que la modifiquen, emanados de la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente.
 

(2)

Director general, secretario, Subdirectores, Jefes de Oficinas, Coordinadores de grupo.

Establece los requisitos habilitantes para participar en el proceso de compra o contratación, la forma en que se deben acreditar y la forma en que se pueden subsanar, según el “Manual para determinar y verificar los requisitos habilitantes en los procesos de contratación –M-DVRHCP-03”, emanados de la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente y los documentos que lo modifiquen o remplacen.
 

No aplica a las compras de bienes o servicios realizadas a través de la Tienda Virtual de Colombia Compra Eficiente.
 

(3)

Director general, secretario, Subdirectores, Jefes de Oficinas, Coordinadores de grupo

Realiza análisis de riesgos y determina la cobertura de los mismos, según el “Manual para la identificación y Cobertura del riesgo en los procesos de Contratación. M-ICR-01”, emanado de la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente y los documentos que lo modifiquen o remplacen.
 

No aplica a las compras de bienes o servicios realizadas a través de la Tienda Virtual de Colombia Compra Eficiente.
 

(4)

Director general, secretario, Subdirectores, Jefes de Oficinas, Coordinadores de grupo

Determina la capacidad residual a exigir a los oferentes y señala la forma en que se verificará, según la “Guía para determinar y verificar la capacidad residual del proponente en los procesos de contratación de obra pública” y diligencia la “aplicación en Excel llamada “capacidad Residual” emanados en la agencia nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente y los documentos que los modifiquen o remplacen.
 

Aplica solo a la contratación de obra pública.
 

(5)

Director general, secretario, Subdirectores, Jefes de Oficinas, Coordinadores de grupo

Realiza el estudio del sector, como soporte para establecer el valor por unidad de medida y el valor total del presupuesto a vincular con el proceso de compra o contratación, atendiendo el objeto a contratar y las exigencias técnicas, según la “Guía para la elaboración de Estudios del Sector G-EES-02” emanada de la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente y los documentos que la modifiquen o remplacen.
 

(6)

Director general, secretario, Subdirectores, Jefes de Oficinas, Coordinadores de grupo

Solicita mediante correo electrónico al Grupo Interno de Trabajo de Bienes, Compras y Servicios Administrativos, certificación de que el objeto a comprar o contratar se encuentra dentro del plan anual de adquisiciones de Bienes, Servicios y Obra Pública de la Entidad.
 

(7)

Coordinador grupo interno de trabajo bienes, compras y servicios administrativos

Expide dentro de los dos (2) días hábiles siguientes al recibo de la solicitud, certificación de que el objeto a contratar se encuentra en el plan anual de Adquisiciones de la entidad y envía al solicitante. PASA AL PROCEDIMIENTO APGRFSFIPT07 EXPEDICIÓN CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL.
 

(8)

Director general, secretario, Subdirectores, Jefes de Oficinas, Coordinadores de grupo

Solicita mediante correo electrónico certificación de inexistencia de personal de planta al grupo Interno de Trabajo Gestión de Talento Humano.
 

Aplica solo para contratar servicios profesionales o de apoyo a la gestión.
 

(9)

Coordinador Grupo Interno de Trabajo gestión Talento Humano

Expide, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes al recibo de la solicitud, certificación de inexistencia de personal de planta. PASA AL PROCEDIMIENTO APGRFSIFIPT07 EXPEDICIÓN CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD PRESUPESTAL.
 

Aplica solo para contratar servicios profesionales o de apoyo a la gestión.
 

(10)

Director general, secretario, Subdirectores, Jefes de Oficinas, Coordinadores de grupo

VIENE DEL PROCEDIMIENTO APGRFSIFIPT07 EXPEDICIÓN CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD PRESUPESTAL. Consulta la tienda virtual de la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente para determinar si el bien o servicio a comprar o contratar se encuentra cobijado por Acuerdo Marco de Precios, en cuyo caso, PASA AL PROCEDIMIENTO APAJUOAJPT20 SELECCIÓN ABREVIADA PARA COMPRA POR CATALOGO.
 

(11)

Director general, secretario, Subdirectores, Jefes de Oficinas, Coordinadores de grupo

Diligencia el formato APAJUOAJFO03 SOLICITUD DE TRAMITE DE CONTRATACIÓN Y ESTUDIOS PREVIOS en los casos en que no aplica la compra por catálogo y remite a la Oficina Asesora Jurídica el estudio previo para revisión del Encargado de la Contratación a través de correo electrónico.
 

De esta actividad en adelante no aplica para las compras de bienes o servicios realizadas a través de la Tienda Virtual de Colombia Compra Eficiente.
 

(12)

Encargado de la Contratación /OFICINA ASESORA JURÍDICA

Revisa dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su recibo, el estudio previo, hace observaciones y correcciones a éste, enviándolas al área interesada a través de correo electrónico, hasta cuando de su asentimiento al estudio previo remitido. PASA AL PROCEDIMIENTO ESDESDIGPT06 COMITÉ DE CONTRATACIÓN.
 

(13)

Secretaria/DIRECCION GENERAL

Recibe de la Secretaria del Comité el estudio previo y la recomendación del comité de contratación y pasa a la oficina del director general para su visto.
 

(14)

DIRECTOR GENERAL

Da visto bueno y devuelve al área interesada para que se prosiga con el procedimiento de compra o contratación que corresponda.
 

Es facultad del ordenador del gasto otorgar o negar el visto bueno, en éste último caso debe ser sustentada la negativa.
 

(26)

Encargado del archivo/OFICINA ASESORA JURIDICA

Incorpora en el expediente contractual los documentos de la etapa precontractual, contractual de legalización y de liquidación de acuerdo con las tablas de retención documental y la ley de archivo.