ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO SUPERVISION Y SEGUIMIENTO CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE SALUD Y DE PEDT (PROTECCIÓN ESPECÍFICA Y DETECCIÓN TEMPRANA

VERSION: 4.0

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(1)

Director General de DIRECCIÓN GENERAL

Selecciona y designa a través de memorando, al funcionario encargado del seguimiento del contrato, con conocimientos y perfil apropiado al objeto de la supervisión.
 

(2)

Supervisor de Contrato de prestación de servicios de salud

VIENE DE LOS PROCEDIMIENTOS: SELECCIÓN ABREVIADAS; AUDITORIA MEDICA DE PUNTOS DE ATENCIÓN; SUSPENSION TEMPORAL Y REANUDACIÓN DE CONTRATOS; ADICIÓN, PRÓRROGA Y/O ADICIÓN O PRÓRROGA DE CONTRATOS. Recibe memorando de designación como Interventor y/o Supervisor, copia del contrato que le ha sido asignado para ejercer el seguimiento y una copia de la propuesta.
 

(3)

Jefe de Oficina Jurídica

Remite al Profesional 8 encargado de Afiliaciones y Compensación copia de los contratos celebrados con los contratistas de prestación de los servicios de salud y de de Protección Específica y de Detección Temprana; certificación bancaria y los originales del certificado de disponibilidad presupuestal (CDP) y del Registro Presupuestal (RP), estos últimos para tramitar el primer pago del respectivo contrato.
 

(4)

Supervisor de Contrato de prestación de servicios de salud

Realiza seguimiento permanente a la prestación de servicios de salud y de de Protección Específica y de Detección Temprana por los contratistas en las diferentes ciudades y aplica PAMEC, con el fin de evaluar el cumplimiento por parte del contratista de lo establecido en los pliegos de condiciones en las actividades que le competen directamente.
 

(5)

Técnico de Auditoria de GIT COORDINACION PRESTACION SERVICIOS DE SALUD

Realiza las labores de seguimiento encomendadas por el Supervisor del Contrato de prestación de servicios de salud.
 

(6)

Supervisor de Contrato de prestación de servicios de salud

Revisa la documentación soporte del seguimiento realizado al contrato, los resultados de auditoría, los informes de los comités de evaluación de servicios de salud y los informes de contratistas.
 

(7)

Secretaria de Médico Especialista o Auditor de GIT COORDINACION PRESTACION SERVICIOS DE SALUD

Proyecta dentro de los cinco primeros días del mes siguiente, la Certificación Mensual de Prestación de Servicios (MIGSSSPSFO08) para firma de Médico Especialista o Auditor.
 

(8)

Supervisor de Contrato de prestación de servicios de salud

Revisa y firma la Certificación Mensual de Prestación de Servicios (MIGSSSPSFO08).
 

(9)

Secretaria de Médico Especialista o Auditor de GIT COORDINACION PRESTACION SERVICIOS DE SALUD

Remite al sexto (6) día, a la Coordinadora del Grupo Interno de Trabajo Gestión Prestación de Servicios de Salud, con copia al señor Director General, la Certificación Mensual de Prestación de Servicios (MIGSSSPSFO08), debidamente firmada por el Médico Especialista o Auditor. PASA A PROCEDIMIENTO APGDOSGEPT04 - CORRESPONDENCIA EXTERNA ENVIADA POR SERVICIO CORRA.
 

(10)

Coordinadora Grupo Interno de Trabajo Gestión Prestación Servicios de Salud

Recibe Certificación Mensual de Prestación de Servicios (MIGSSSPSFO08), la revisa y en caso de presentarse debilidades, proyecta oficio para la firma del señor Director General, con destino al Representante Legal del contratista y al supervisor del contrato, a fin de solicitarle la definición de un plan de mejoramiento para subsanar el(as) debilidad(es), dándole un plazo para la aplicación de éste.
 

(11)

Director General de DRECCIÓN GENERAL

Recibe, revisa y firma el oficio dirigido al Representante Legal del contratista con copia al supervisor del contrato correspondiente, con el fin de que se defina un plan de mejoramiento conjunto para subsanar el(as) debilidades. PASA A PROCEDIMIENTO APGDOSGEPT10 - CORRESPONDENCIA EXTERNA ENVIADA POR MENSAJERO Y/O SERVIENTREGA.
 

(12)

Profesional encargado de Afiliaciones y Compensación de la Subdirección de Prestaciones Sociales

Realiza el cálculo mensual del valor a pagar a cada contratista con base en la información de número de afiliados, grupos etareos, plan de beneficios y valores de UPC, POS, PAC según los registros de la base de datos de afiliados y los procesos de compensación y remite cuadro con los valores a pagar por cada uno de los conceptos a cada supervisor del contrato dentro de los cinco primeros días hábiles de cada mes a través de correo electrónico.
 

Para el caso del pago de PEDT (Protección Específica y Detección Temprana), se recibe de la Coordinadora del Grupo Interno de Trabajo Gestión Prestación Servicios de Salud, la certificación expedida por los supervisores de los contratos, en los que se establece el cumplimiento del mismo, se liquida con la base de datos el valor a cancelar a cada contratista y se envía a través de correo electrónico a los médicos para la expedición del FORMATO DE CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO PARA PAGO APGRFSFIFO01 y a los contratista para la expedición de las facturas. El pago del PEDT, se realiza trimestralmente.
 

(13)

Supervisor de Contrato de prestación de servicios de salud

Recibe certificación expedida por el revisor fiscal del Contratista, sobre el cumplimiento del pago de los aportes al Sistema de Seguridad Social y parafiscales; mediante la documentación que acredite el cumplimiento de todos los requisitos, según lo establecido en los pliegos de la contratación.
 

(14)

Supervisor de Contrato de prestación de servicios de salud

Recibe del Profesional encargado de Afiliaciones y Compensación de la Subdirección de Prestaciones Sociales, los valores del POS y del PAC con base en el cual el supervisor del contrato de prestación de servicios de salud, expide el FORMATO DE CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO PARA PAGO APGRFSFIFO01 y remite a la persona encargada de Afiliaciones y Compensación. PASA A PROCEDIMIENTO APGDOSGEPT04 - CORRESPONDENCIA EXTERNA ENVIADA POR SERVICIO CORRA.
 

(15)

Profesional encargado de Afiliaciones y Compensación de la Subdirección de Prestaciones Sociales

VIENE DE LOS PROCEDIMIENTOS APGDOSGEPT18 - CORRESPONDENCIA EXTERNA RECIBIDA PRESENCIAL Y APGDOSGEPT19 - CORRESPONDENCIA EXTERNA RECIBIDA POR CORREO. Recibe las facturas presentadas por los Contratistas; el FORMATO DE CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO PARA PAGO APGRFSFIFO01; certificación expedida por el revisor fiscal del contratista, sobre el pago de los aportes a la Seguridad Social y parafiscales; la certificación de cumplimiento de obligaciones contractuales adquiridas con subcontratistas y proveedores y adjunta el cuadro resumen de la población del mes a pagar.
 

(16)

Profesional encargado de Afiliaciones y Compensación de la Subdirección de Prestaciones Sociales

Elabora mensualmente memorando de orden de pago para firma del Director General, adjuntando los documentos relacionados en la actividad anterior. Recoge firma del Director General y remite para pago. PASA AL PROCEDIMIENTO CAUSACION DE PASIVOS – Código: APGRFGCOPT01.
 

Para el pago de la primera cuenta de cobro, el profesional encargado de Afiliaciones y Compensación, debe adjuntar al formato APGRFSFIFO01- cumplimiento del contrato para pago, los originales del certificado y del registro presupuestal, la copia del contrato y la copia de la certificación bancaria.
 

(17)

Supervisor de Contrato de prestación de servicios de salud

Recibe oficio de Director General y programa reunión con delegado de Representante Legal del contratista para definir Plan de Mejoramiento utilizando el Formato Acta Plan de Mejoramiento Hallazgos de Auditoria (MIGSSSPSFO19), realizando citación mediante oficio dirigido al delegado del contratista. PASA AL PROCEDIMIENTO CORRESPONDENCIA ENVIADA POR SERVICIO – CORRA - APGDOSGEPT04.
 

(18)

Supervisor de Contrato de prestación de servicios de salud

Realiza reunión con el Delegado del Representante Legal del Contratista y define Plan de Mejoramiento utilizando el Formato Acta Plan de Mejoramiento Hallazgos de Auditoria (MIGSSSPSFO19). PASA AL PROCEDIMIENTO MIGSSGSSPT01 AUDITORIA MEDICA DE PUNTOS DE ATENCIÓN
 

(19)

Director General de DIRECCION GENERAL

VIENE DEL PROCEDIMIENTO MIGSSGSSPT01 AUDITORIA MEDICA DE PUNTOS DE ATENCIÓN Recibe oficio de Médico Especialista o Auditor informando el cumplimiento de los compromisos adquiridos en el Plan de Mejoramiento.
 

(20)

Supervisor de Contrato de prestación de servicios de salud

Informa con seis (6) meses de antelación a la Coordinación del Grupo Interno de Trabajo Gestión Prestación de Servicios de Salud, la fecha de terminación del contrato de prestación de Servicios de Salud, con el fin de que con el Subdirector de Prestaciones Sociales, propongan las formas de darle continuidad a los servicios de salud. PASA A LOS PROCEDIMIENTOS DE APAJUOAJPT24 - ADICIÓN, PRORROGA Y/O MODIFICACIÓN A CONTRATOS ó APAJUOAJPT19 - SELECCIÓN ABREVIADA POR MENOR CUANTÍA, según corresponda.
 

(21)

Supervisor de Contrato de prestación de servicios de salud

Realiza dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes, a la terminación del contrato, la evaluación de los contratistas en el aplicativo dispuesto por la Entidad, para tal fin y la re-evaluación de los mismos, en caso de requerirse. PASA AL PROCEDIMIENTO APGCCGADPT03 - HOJAS DE VIDA Y EVALUACIÓN DE PROVEEDORES.
 

(22)

Profesional encargado de Afiliaciones y Compensación de la Subdirección de Prestaciones Sociales

Remite al Coordinador del Grupo de Contabilidad relación de valores pendientes a cancelar a los contratistas por cada contrato, al finalizar el mismo.
 

(23)

Encargado de generar el estado de cuenta del Grupo Interno de Trabajo Gestión de Contabilidad

Recibe la relación de valores pendientes a cancelar a los contratistas por cada contrato, constando los saldos de los compromisos existentes que afectan el contrato de liquidación, sean los mismos. Procede a aplicar los descuentos avalados por el ordenador del gasto y emite estado de cuenta.
 

(24)

Encargado de generar el estado de cuenta del Grupo Interno de Trabajo Gestión de Contabilidad

Proyecta y remite memorando dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la solicitud del estado de cuenta, a través del Sistema de Gestión Documental al profesional encargado de Afiliaciones del Grupo Interno de Trabajo de Gestión Prestación Servicios de Salud, adjuntando el estado de cuenta, para proceder a la proyección del acta de liquidación del contrato de común acuerdo, quien lo remite a Oficina Jurídica.
 

(25)

Profesional encargado de Afiliaciones y Compensación de la Subdirección de Prestaciones Sociales

Solicita mediante memorando a la Subdirección Financiera, la liberación de los saldos que no se requieren utilizar en el desarrollo del contrato. PASA AL PROCEDIMIENTO APGRFSFIPT09 - LIBERACION Y AJUSTES DE PRESUPUESTO.
 

En caso de que se defina la realización de una nueva contratación.
 

(26)

Secretaria de Secretaria de Coordinador de GIT COORDINACION PRESTACION SERVICIOS DE SALUD

Organiza y envía a través de memorando a la Oficina Asesora Jurídica, la documentación correspondiente al seguimiento del contrato dentro de los tres primeros meses del año siguiente a la finalización del mismo, según lo establecido en las tablas de retención documental.
 

Las carpetas de los contratos de prestación de servicios de salud y de Protección Específica y de Detección Temprana, serán administradas por el Grupo de Gestión de Servicios de Salud por tratarse de documentos de consulta permanente. Estos documentos deberán permanecer por un tiempo de dos años en archivo de gestión, para luego ser enviados debidamente foliados y organizados a la Oficina Asesora Jurídica.
 

(27)

Profesional encargado de Afiliaciones y Compensación de la Subdirección de Prestaciones Sociales

Envía mediante memorando a la Oficina Asesora Jurídica, una vez terminado los contratos, copia de: las facturas presentadas por los Contratistas; del FORMATO DE CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO PARA PAGO APGRFSFIFO01; certificaciones expedidas por los Revisores Fiscales del contratista, sobre el pago de los aportes a la Seguridad Social y parafiscales, cumplimiento de obligaciones contractuales adquiridas con subcontratistas y proveedores y los cuadros resumen de la población de los meses a pagar, con el fin de que se incorporen en la carpeta de los contratos respectivos.
 

(28)

Secretaria de OFICINA ASESORA JURÍDICA

Recibe documentos soportes del seguimiento del contrato y el estado de cuenta y archiva dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al recibo de la información, en la carpeta y expediente virtual correspondiente de acuerdo a la Tabla de Retención Documental. PASA AL PROCEDIMIENTO APAJUOAJPT25 - LIQUIDACIÓN DE CONTRATOS.