ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO SUPERVISIÓN DE CONTRATOS DE REPRESENTACIÓN JUDICIAL DEL FPS A NIVEL NACIONAL

VERSION: 3.0

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(1)

Director General de Dirección General

Selecciona y designa a través de memorando, antes del plazo fijado para el inicio de la ejecución de cada contrato al funcionario encargado del seguimiento del contrato, con conocimientos y perfil apropiado al objeto de la supervisión.
 

(2)

Supervisor y/o interventor del Contrato

VIENE DE LOS PROCEDIMIENTOS: CONTRATACIÓN DIRECTA - APAJUOAJPT21. Recibe memorando de designación como Interventor y/o Supervisor, copia del contrato que le ha sido asignado para ejercer el seguimiento y documentos soportes del mismo.
 

Los documentos soportes son: copia de los contratos celebrados con los abogados para la representación judicial del Fondo a nivel nacional; de la propuesta si a ello hubiere lugar; de Estudios previos; de la certificación bancaria y los originales del Certificado de Disponibilidad presupuestal (CDP) y del Registro Presupuestal (RP), estos últimos para tramitar el primer pago del respectivo contrato. Así mismo, se le debe entregar el listado detallado de la totalidad de los procesos que cursan a nivel nacional en los cuales es parte la entidad y de las actuaciones surtidas en cada uno de ellos.
 

(3)

Supervisor y/o interventor del Contrato

Verifica de acuerdo con los términos del Contrato el objeto, plazo del mismo, obligaciones a cargo del contratista, obligaciones a cargo del Interventor, entre otros aspectos propios de la esencia y de la naturaleza del contrato. En caso de presentarse dudas acerca de las condiciones generales contenidas en el contrato, solicita aclaración mediante memorando u oficio dirigido a la Oficina Asesora Jurídica.
 

(4)

Supervisor y/o interventor del Contrato

Diligencia el formato APAJUOAJFO08 – ACTAS DE INICIO EJECUCIÓN DE CONTRATOS, según lo establecido en el contrato y entrega a la Oficina Asesora Jurídica, para visto bueno del Jefe de la Oficina Asesora Jurídica, dentro del día hábil siguiente al conocimiento de la designación de la supervisión del contrato.
 

(5)

Jefe oficina Asesora Jurídica

Recibe, revisa y da visto bueno al acta de inicio de contrato dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la fecha de recibido del documento. Entrega el acta de inicio al interventor o supervisor del contrato APAJUOAJFO08 – ACTAS DE INICIO EJECUCIÓN DE CONTRATOS.
 

(6)

Supervisor y/o interventor del Contrato

Recibe el acta de inicio del contrato y convoca mediante oficio ó correo electrónico al contratista para suscribir la misma, en el formato APAJUOAJFO08 – ACTAS DE INICIO EJECUCIÓN DE CONTRATOS, dentro del día hábil siguiente al recibo de la misma.
 

(7)

Supervisor y/o interventor del Contrato

Solicita la firma del contratista para suscribir el acta de inicio APAJUOAJFO08 – ACTA DE INICIO EJECUCIÓN DE CONTRATO y entrega en medio magnético el Código de Buen Gobierno – Código: ESDESDIGCB01 y copia del los documentos anexos requeridos para el desarrollo del contrato.
 

En caso de no poderse hacer entrega del Código de Buen Gobierno en medio magnético, informa al Contratista que el mismo puede ser consultado en el link http://www.fps.gov.co/la_entidad/codigo_buen_gobierno.
 

(8)

Supervisor y/o interventor del Contrato

Remite a través de memorando u oficio, el original del acta de inicio en el formato APAJUOAJFO08 – ACTAS DE INICIO EJECUCIÓN DE CONTRATOS, a la oficina Asesora jurídica para su archivo y consulta en la carpeta del contrato correspondiente, de acuerdo a la Tabla de Retención Documental, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la legalización de la misma.
 

(9)

Supervisor y/o interventor del Contrato

Atiende, tramita o resuelve toda consulta que haga el contratista para la correcta ejecución del contrato.
 

(10)

Supervisor y/o interventor del Contrato

Remite a través de correo electrónico al Grupo Interno de Trabajo de Tesorería, a más tardar el 25 de cada mes o hábil anterior la programación de pagos para el mes siguiente, de las obligaciones de las cuales son responsables. PASA AL PROCEDIMIENTO APGRFSFIPT10 - ADMINISTRACION PAC (CONTROL DE PAGOS).
 

(11)

Supervisor y/o interventor del Contrato

Solicita a cada abogado externo un informe mensual de los procesos a su cargo en medio físico y magnético y el informe de novedades mensual, dentro del término estipulado en las obligaciones del contrato, con el cual se verificará la veracidad de información suministrada; confrontando con el reporte de la información en el eKOGUI y con la página de la rama judicial.
 

El apoderado externo, anexa al informe, el reporte de la información en el eKOGUI; el pago de los aportes al Sistema de Seguridad Social; la cuenta de cobro y/o factura correspondiente; la declaración juramentada de ingresos y copia de los fallos absolutorios y/o condenatorios.
 

(12)

Supervisor y/o interventor del Contrato

Revisa y examina la existencia de los procesos que cursen en cada una de las instancias; verificando el proceder y gestión de cada abogado dentro de los términos legales procesales y contractuales de la gestión contratada y que los mismos procesos contengan las actuaciones de conformidad con el trámite que les corresponde seguir.
 

Los apoderados externos, tendrán acceso a todos y cada uno de los expedientes de las demandas que cursan en contra de la entidad.
 

(13)

Supervisor y/o interventor del Contrato

Verifica y da cuenta a través del informe de los procesos que impulsen los abogados del Fondo, ante las diferentes instancias y jurisdicciones respectivas, verificando que se observen los principios de legalidad, celeridad, doble instancia, directrices del Comité de Defensa Judicial y Conciliación, el debido proceso, buscando con esto, efectuar las correspondientes observaciones y recomendaciones, para que con fundamento en las mismas, se adelanten las demás acciones legales de carácter administrativo, por eventuales inconsistencias o incumplimiento de los abogados, sugiriendo para el efecto adelantar las acciones pertinentes e informa al encargado de administrar el EKOGUI a través de copia del oficio de asignación de los procesos a los Abogados Externos para la asignación de los procesos dentro del Sistema y entrega los informes mensuales presentados por los apoderados externos y el reporte del EKOGUI al profesional encargado del manejo de los informes para su archivo correspondiente de acuerdo a la TRD. Solicita al profesional encargado de las bases de datos de los procesos judiciales la consolidación de una base general de los informes mensuales presentados por cada apoderado judicial.
 

(14)

Encargado de Administrar el EKOGUI

Genera del Sistema EKOGUI la base de datos que contenga entre otros, los trámites adelantados en cada proceso de manera separada, con el fin de dar a conocer al Fondo, en cualquier momento y estado del proceso, la información que se requiera en una actuación o resultado que haya tenido; permitiendo así conocer las actuaciones programadas para cada proceso en particular.
 

(15)

Supervisor y/o interventor del Contrato

Elabora un informe mensual dentro de los treinta (30) días siguientes al recibo del informe por parte de los apoderados externos sobre el cumplimiento de sus obligaciones contractuales; adjuntando copia en físico de la base de todos los procesos a cargo de los apoderados, que le permita al Fondo, determinar el estado actualizado de gestiones adelantadas por los abogados externos, permitiendo así elaborar las observaciones necesarias. En dicho informe, efectuará las recomendaciones necesarias para la prevención del daño antijurídico e informará en caso dado, sobre las acciones que deba adelantar el Fondo en caso de conductas reprochables de los apoderados externos o en caso que con su actuar se causen mayores perjuicios o condenas, que podrían evitarse.
 

(16)

Supervisor y/o interventor del Contrato

Solicita a la Secretaria Técnica del Comité de Defensa Judicial y Conciliación apoyo para que elabore un inventario cuantitativo y cualitativo, agrupando por tipo de jurisdicción y asunto de contenido, con clasificación y organización del archivo físico y/o magnético de los fallos absolutorios y/o condenatorios; conciliaciones en los procesos en los cuales es parte el FPS, siguiendo los criterios y estándares de la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivo de las Entidades Públicas); estudie y analice cada demanda, sentencia y conciliación en contra de la Entidad, identificando la acción u omisión por el cual se causó el daño que originó la demanda y /o condena y que elabore un informe para presentar al Comité de Defensa Judicial y Conciliación, con el fin de que dicho Comité adopte la política para el caso concreto, enviando copia del mismo al Grupo Interno de Trabajo Gestión Prestaciones Económicas. PASA AL PROCEDIMIENTO APAJUOAJPT08 - COMITÉ DE DEFENSA JUDICIAL Y CONCILIACIÓN. Solicita a la encargada de apoyar la Defensa Judicial que elabore un informe mensual que debe ser enviado al Grupo Interno de Trabajo de Contabilidad, dentro de los treinta (30) días hábiles del mes siguiente al mes reportado por el Abogado, con el fin de que se realice la correspondiente conciliación de los procesos judiciales y antes del 15 de enero de cada anualidad, el último informe correspondiente al mes de diciembre. PASA AL PROCEDIMIENTO APGRFGCOPT28 – CONCILIACIÓN ENTRE PROCESOS.
 

Revisar la guía para formular las políticas de prevención del Daño Antijurídico del FPS. Los insumos para este informe deben ser presentados por el encargado de las conciliaciones entre procesos y la encargada de las bases de datos del Grupo Interno de Trabajo de Defensa Judicial , el último día del mes o a más tardar antes de vencerse la primera semana del mes a entregar el informe a la encargada elaborar el informe.
 

(17)

Supervisor y/o interventor del Contrato

Solicita a la encargada de Defensa Judicial que envíe copia de los fallos absolutorios y/o condenatorios dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al recibo de los mismos mediante oficio al Archivo General del FPS, con el fin de que se incorporen a las respectivos expedientes laborales de los extrabajadores y/o pensionados de Ferrocarriles Nacionales de Colombia.
 

(18)

Encargado de Administrar el EKOGUI.

Verifica mensualmente con los informes presentados por el Contratista el registro oportuno y la constante actualización de la información Litigiosa de la Entidad en el EKOGUI por parte de los apoderados de los diferentes procesos que cursan en contra y a favor de la Entidad; quienes son los responsables directos del reporte oportuno y de la actualización de la información de los procesos judiciales y de las conciliaciones en trámite; previa creación de los usuarios de los apoderados; a través del acceso a los reportes de los procesos que como Administrador tiene, con el fin de llevar a cabo el respectivo control.
 

Este es requisito para iniciar el trámite de pago de los servicios prestados por los abogados en el mes siguiente.
 

(19)

Encargado de Administrar el eKOGUI.

Informa a través de memorando al Supervisor de los Contratos, con copia al encargado de tramitar las correspondientes cuentas de cobro y/o facturas, el incumplimiento de la actualización de la información de los procesos judiciales y conciliaciones en trámite a cargo de cada Abogado dentro del sistema eKOGUI, con el fin de que no se tramite la cuenta y/o factura respectiva. En caso de reincidencia en el incumplimiento. PASA AL PROCEDIMIENTO APAJUOAJPT05 – IMPOSICIÓN DE SANCIONES.
 

En caso de incumplimiento del reporte de la información Litigiosa en el eKOGUI, se suspende el pago de la cuenta y/o factura, hasta tanto no se cumpla el 100% del reporte de la información litigiosa a cargo de los apoderados del FPS.
 

(20)

Supervisor y/o interventor del Contrato

Verifica y certifica el cumplimiento por parte del contratista de la cancelación de los aportes al Sistema de Seguridad Social; solicita la documentación que acredite el cumplimiento de este requisito, ya sea para persona natural o jurídica y autoriza el pago parcial o total estipulado en el contrato, diligenciando el formato APGRFSFIFO01 “Cumplimiento del contrato para pago”. PASA AL PROCEDIMIENTO REGISTRO DE OBLIGACIONES PRESUPUESTALES– APGRFGCOPT01.
 

Para el pago de la primera cuenta de cobro, el supervisor debe adjuntar al formato APGRFSFIFO01- Cumplimiento del contrato para pago, los originales del certificado y del registro presupuestal, la copia del contrato y la copia de la certificación bancaria.
 

(21)

Supervisor y/o interventor del Contrato

Envía mensualmente a la Oficina Asesora Jurídica el Formato de Cumplimiento del Contrato para pago, Código: APGRFSFIFO01-; la certificación de cumplimiento de los aportes a la seguridad social, con el fin de que se incorporen en la carpeta de los contratos respectivos.
 

(22)

La encargada del archivo de la OFICINA ASESORA JURÍDICA

Recibe Formato de Cumplimiento del Contrato para pago, Código: APGRFSFIFO01-, la certificación de cumplimiento de los aportes a la seguridad social y archiva dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al recibo de la información, en la carpeta y expediente virtual correspondiente de acuerdo a la Tabla de Retención Documental.
 

(23)

Supervisor y/o interventor del Contrato

Solicita dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la terminación del contrato, mediante memorando a la Subdirección Financiera, la liberación de los saldos que no se requieren utilizar en el desarrollo del contrato.
 

(24)

Supervisor y/o interventor del Contrato

Realiza dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes, a la terminación del contrato, la evaluación de los contratistas en el aplicativo dispuesto por la Entidad, para tal fin y la re-evaluación de los mismos, en caso de requerirse. – PASA AL PROCEDIMIENTO APAJUOAJPT26 - HOJAS DE VIDA Y EVALUACIÓN PROVEEDORES
 

(25)

Supervisor y/o interventor del Contrato

Solicita al Grupo Interno de Trabajo de Contabilidad, mediante memorando, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la terminación del contrato, el estado de cuenta para proceder a la liquidación del mismo.
 

El memorando debe referenciar el número de compromiso de vigencia, reservas y adiciones, indicado el valor inicial y el de las adiciones del contrato.
 

(26)

Encargado de generar el estado de cuenta del Grupo Interno de Trabajo de Contabilidad

Recibe la solicitud de expedición de estado de cuenta por parte del supervisor del contrato, procede a generar el mismo, constando que los saldos de los compromisos que afectan el contrato de liquidación, sean los mismos que refleje la Subdirección Financiera (Presupuesto) y el Sistema contable financiero. Procede a aplicar los descuentos avalados por el ordenador del gasto y emite estado de cuenta.
 

(27)

Encargado de generar el estado de cuenta del Grupo Interno de Trabajo de Contabilidad

Proyecta y remite memorando dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la solicitud del estado de cuenta, a través del Sistema de Gestión Documental al Supervisor y/o interventor del contrato, el estado de cuenta, para proceder a la proyección del acta de liquidación del contrato de común acuerdo.
 

(28)

Supervisor y/o interventor del Contrato

Recibe y verifica que el estado de cuenta, expedido por el Grupo Interno de Trabajo de Contabilidad, concuerde con el control de los pagos efectuados al contratista que para tal fin diligencie el supervisor del contrato y pasa a la Oficina Asesora Jurídica.
 

(29)

Supervisor y/o interventor del Contrato

Elabora el certificado final de cumplimiento del contrato en el Formato CERTIFICADO FINAL CUMPLIMIENTO DE CONTRATO, Código: APAJUOAJFO10, para autorizar el pago final del contrato y lo envía a la Oficina Asesora Jurídica, anexando copia del reporte de evaluación del contratista y los documentos soportes a que haya lugar, para su revisión y aprobación.
 

Entre otros los siguientes: 1) Estado de Cuenta del contrato 3) Certificado de cumplimiento total del acuerdo contractual, formato CERTIFICADO FINAL CUMPLIMIENTO DE CONTRATO – APAJUOAJF010 4) Reporte de la Evaluación del Contratista 5) Memorando de solicitud de liberación de saldos si a ello hubiere lugar; 6) Estado de Cuenta y certificado de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral.
 

(30)

Jefe de OFICINA ASESORA JURÍDICA

Revisa que los documentos soportes para el pago final del contrato cumplan con los lineamientos legales, tales como las constancias del pago de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral (Salud, Pensiones y ARL) y de parafiscales y los pasa a la Secretaria de la Oficina Asesora Jurídica.
 

El certificado de parafiscales solo se exige para el caso de las personas jurídicas.
 

(31)

La encargada de Gestión Documental de OFICINA ASESORA JURÍDICA

Recibe los documentos soportes del pago final y archiva en la carpeta y expediente virtual del contrato correspondiente de acuerdo a la Tabla de Retención Documental. PASA AL PROCEDIMIENTO APAJUOAJPT25 - LIQUIDACIÓN DE CONTRATOS