ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO SUPERVISIÓN DE CONTRATOS

VERSION: 3.0

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(1)

Director General de DIRECCIÓN GENERAL

Selecciona y designa a través de memorando, al funcionario encargado del seguimiento del contrato, con conocimientos y perfil apropiado al objeto de la supervisión.
 

(2)

Interventor o supervisor de Contrato

VIENE DE LOS PROCEDIMIENTOS: LICITACIÓN PÚBLICA, CONTRATACIÓN DIRECTA, SELECCIÓN ABREVIDA - MENOR CUANTIA, SELECCIÓN ABREVIADA - SUBASTA INVERSA, SELECCIÓN ABREVIADA - LIQUIDACION DE CONTRATOS, SUSPENSION TEMPORAL Y REANUDACIÓN DE CONTRATOS. Recibe memorando y/u oficio de designación como Interventor y/o Supervisor, copia del contrato que le ha sido asignado para ejercer el seguimiento y documentos soportes del mismo.
 

Los documentos soportes son: la propuesta del contratista, copia de los Estudios previos, copia de los pliegos de condiciones; copia de la certificación bancaria; los originales de los Certificados de Disponibilidad presupuestal (CDP) y del Registro Presupuestal (RP), estos últimos para tramitar el primer y/o único pago del respectivo contrato.
 

(3)

Interventor o supervisor de Contrato

Verifica de acuerdo con los términos del Contrato el objeto, plazo del mismo, obligaciones a cargo del contratista, obligaciones a cargo del supervisor y/o interventor, entre otros aspectos propios de la esencia y de la naturaleza del contrato. En caso de presentarse dudas acerca de las condiciones generales contenidas en el contrato, solicita aclaración mediante memorando y/u oficio dirigido a la Oficina Asesora Jurídica.
 

(4)

Interventor o supervisor de Contrato

Diligencia el formato APAJUOAJFO08 – ACTA DE INICIO EJECUCIÓN DE CONTRATOS, según lo establecido en el contrato y entrega a la oficina Asesora Jurídica, para visto bueno del Jefe de la Oficina Asesora Jurídica, dentro del día hábil siguiente al conocimiento de la designación de la supervisión del contrato.
 

En los casos que se requiera, las partes de común acuerdo y en atención a los lineamientos del contrato formularán un cronograma para el cumplimiento de las actividades, en el formato APAJUOAJFO06-CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES PARA LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO.
 

(5)

Jefe oficina Asesora Jurídica

Recibe, revisa y da visto bueno al acta de inicio de contrato dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la fecha de recibido del documento. Entrega el acta de inicio al interventor o supervisor del contrato. APAJUOAJFO08 – ACTA DE INICIO EJECUCIÓN DE CONTRATOS
 

(6)

Interventor o supervisor de Contrato

Recibe el acta de inicio del contrato y convoca mediante oficio ó correo electrónico al contratista para suscribir la misma, en el formato APAJUOAJFO08 – ACTA DE INICIO EJECUCIÓN DE CONTRATOS, dentro del día hábil siguiente al recibo de la misma.
 

(7)

Interventor o supervisor de Contrato

Solicita la firma del contratista para suscribir el acta de inicio y entrega en medio magnético el Código de Buen Gobierno y copia del los documentos anexos requeridos para el desarrollo del contrato contemplados en el acta de inicio (si a ello hay lugar), en el formato APAJUOAJFO08 – ACTA DE INICIO EJECUCIÓN DE CONTRATOS.
 

En caso de no poderse hacer entrega del Código de Buen Gobierno en medio magnético, informa al Contratista que el mismo puede ser consultado en el link http://www.fps.gov.co/la_entidad/codigo_buen_gobierno.
 

(8)

Interventor o supervisor de Contrato

Remite a través de memorando u oficio, el original del acta de inicio en el formato APAJUOAJFO08 – ACTA DE INICIO EJECUCIÓN DE CONTRATOS, a la oficina Asesora jurídica para su archivo y consulta en la carpeta del contrato correspondiente, de acuerdo a la Tabla de Retención Documental, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la legalización de la misma.
 

(9)

Interventor o supervisor de Contrato

Realiza seguimiento periódico a las obligaciones estipuladas en el contrato conforme a lo establecido en el memorando de designación de interventoría y elabora los informes mensuales de ejecución contractual necesarios durante la etapa de ejecución del contrato. (si lo contempla las obligaciones del contrato) al señor Director General, a través de memorando y/o oficio. En caso de presentarse situaciones de fuerza mayor que obliguen a la suspensión del contrato. PASA AL PROCEDIMIENTO APGCCOAJPT12 - SUSPENSION TEMPORAL Y REANUDACION DE CONTRATOS.
 

El supervisor y/o interventor debe asegurarse que el contratista cumpla con la totalidad del objeto contractual, el alcance del mismo y las especificaciones técnicas.
 

(10)

Interventor o supervisor de Contrato

Remite a través de correo electrónico al Grupo Interno de Trabajo de Tesorería, a más tardar el 25 de cada mes o hábil anterior la programación de pagos para el mes siguiente, de las obligaciones de las cuales son responsables. PASA AL PROCEDIMIENTO APGRFSFIPT10 - ADMINISTRACION PAC (CONTROL DE PAGOS).
 

(11)

Interventor o supervisor de Contrato

Informa dentro de los dos (2) días siguientes a la ocurrencia de los hechos y por escrito al Director General, con copia a la Oficina Asesora Jurídica, sobre cualquier retraso, incumplimiento parcial o total de obligaciones o irregularidades que se presente durante la ejecución del contrato, para que se adopten oportunamente las medidas pertinentes.
 

(12)

Interventor o supervisor de Contrato

Verifica y certifica el cumplimiento por parte del contratista de la cancelación de los aportes al Sistema de Seguridad Social; solicita la documentación que acredite el cumplimiento de este requisito, ya sea para persona natural o jurídica y autoriza el pago parcial o total estipulado en el contrato, diligenciando el formato APGRFSFIFO01 “Cumplimiento del contrato para pago”. PASA AL PROCEDIMIENTO CAUSACION DE PASIVOS – Código: APGRFGCOPT01
 

Para el pago de la primera cuenta de cobro, el supervisor debe adjuntar al formato APGRFSFIFO01- cumplimiento del contrato para pago, los originales del certificado y del registro presupuestal, la copia del contrato y la copia de la certificación bancaria.
 

(13)

Interventor o supervisor de Contrato

Envía mediante memorando u oficio dentro de los quince (15) días calendario siguientes a la certificación del pago, a la Oficina Asesora Jurídica el Formato de Cumplimiento del Contrato para pago, Código: APGRFSFIFO01-, la certificación de cumplimiento de los aportes a la seguridad social y el informe de ejecución contractual, si las obligaciones contractuales lo requiere, presentado al señor Director General, a través de memorando y/o oficio.
 

Las carpetas de los contratos de prestación de servicios de salud y promoción y prevención, serán administradas por el Grupo Interno de Trabajo de Gestión de Servicios de Salud por tratarse de documentos de consulta permanente. Estos documentos deberán permanecer por un tiempo de dos años en archivo de gestión, para luego ser enviados debidamente foliados y organizados a la Oficina Asesora Jurídica.
 

(14)

Secretaria de OFICINA ASESORA JURÍDICA

Recibe Formato de Cumplimiento del Contrato para pago, Código: APGRFSFIFO01-, la certificación de cumplimiento de los aportes a la seguridad social y el informe de ejecución contractual, si es del caso, presentado al señor Director General con sus respectivos soportes y archiva dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al recibo de la información, en la carpeta y expediente virtual correspondiente de acuerdo a la Tabla de Retención Documental.
 

(15)

Interventor o supervisor de Contrato

Gestiona mínimo con ocho (8) días hábiles antes de su vencimiento, ante las instancias respectivas, las prórrogas o modificaciones del contrato y verifica que el contratista haya constituido las respectivas pólizas de calidad y cumplimiento de los trabajos a ejecutar.
 

Debe adicionar a los controles financieros los valores y termino adicionados. cuando aplique
 

(16)

Interventor o supervisor de Contrato

Recibe por parte del contratista al terminar el contrato, los bienes o servicios objeto del contrato y verifica su cumplimiento en cuanto a tiempo y calidad.
 

(17)

Interventor o supervisor de Contrato

Elabora el certificado final de cumplimiento del contrato en el Formato CERTIFICADO FINAL DE CUMPLIMIENTO DE CONTRATO, Código: APAJUOAJFO10, para autorizar el pago final del contrato y lo envía a la Oficina Asesora Jurídica.
 

(18)

Interventor o supervisor de Contrato

Realiza dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes, a la terminación del contrato, la evaluación de los contratistas en el aplicativo dispuesto por la Entidad, para tal fin y la re-evaluación de los mismos, en caso de requerirse. PASA AL PROCEDIMIENTO APGCCGADPT03 - HOJAS DE VIDA Y EVALUACIÓN DE PROVEEDORES.
 

(19)

Interventor o supervisor de Contrato

Solicita al Grupo Interno de Trabajo de presupuesto y Gestión de Cobro Persuasivo, mediante memorando, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la terminación del contrato, la liberación de los saldos que no serán utilizados.
 

(20)

Interventor o supervisor de Contrato

Solicita al Grupo Interno de Trabajo de Contabilidad, mediante memorando, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la terminación del contrato, el estado de cuenta para proceder a la liquidación del mismo.
 

El memorando debe referenciar el número de compromiso de vigencia, reservas y adiciones, indicado el valor inicial y el de las adiciones del contrato.
 

(21)

Encargado de generar el estado de cuenta del Grupo Interno de Trabajo Gestión de Contabilidad

Recibe la solicitud de expedición de estado de cuenta por parte del supervisor del contrato, procede a generar el mismo, constando que los saldos de los compromisos que afectan el contrato de liquidación, sean los mismos que refleje la Subdirección Financiera (Presupuesto) y el Sistema contable financiero. Procede a aplicar los descuentos avalados por el ordenador del gasto y emite estado de cuenta.
 

(22)

Encargado de generar el estado de cuenta del Grupo Interno de Trabajo Gestión de Contabilidad

Proyecta y remite memorando dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la solicitud del estado de cuenta, a través del Sistema de Gestión Documental al Supervisor y/o interventor del contrato, el estado de cuenta, para proceder a la proyección del acta de liquidación del contrato de común acuerdo.
 

(23)

Interventor o supervisor de Contrato

Recibe, revisa el estado de cuenta y lo confronta con el control de pagos que para tal fin diligencia mes a mes.
 

(24)

Jefe de OFICINA ASESORA JURÍDICA y/o encargado del proceso contractual

Revisa que los documentos soportes para el pago final del contrato cumplan con los lineamientos legales, tales como las constancias del pago de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral (Salud, Pensiones y ARL) y de parafiscales, el informe de ejecución contractual y el Formato de cumplimiento del contrato para pago. En caso de presentarse inconsistencias en la información presentada se envía memorando al supervisor y/o interventor del contrato para que subsane o aclare las observaciones correspondientes, en un término no mayor a ocho (8) días hábiles siguientes al recibo del memorando.
 

El certificado de parafiscales solo se exige para el caso de las personas jurídicas.
 

(25)

Secretaria de OFICINA ASESORA JURÍDICA

Recibe los documentos soportes del pago final y archiva en la carpeta y expediente virtual del contrato correspondiente de acuerdo a la Tabla de Retención Documental. PASA AL PROCEDIMIENTO APGCCOAJPT11 - LIQUIDACIÓN DE CONTRATOS.
 

Los documentos soportes son, entre otros los siguientes: 1) Copia del memorando de solicitud de las liberaciones de saldos; 2) Copia del memorando de solicitud del estado de cuenta. 3) Estado de Cuenta del contrato; 4) Reporte de la Evaluación y/o Re-evaluación del Contratista.