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ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO REGISTRO HOJAS DE VIDA Y CONTRATOS EN EL SIGEP


VERSION: 5.0

   CÓDIGO: APAJUOAJPT09   FECHA DE APROBACION: 27 - JUNIO - 2016

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Tipo de proceso:  AP    APOYO
Proceso:  APAJU    ASISTENCIA JURIDICA
Procedimiento:  APAJUOAJPT09    REGISTRO HOJAS DE VIDA Y CONTRATOS EN EL SIGEP
Acrividades Responsable del Procedimiento:
 		    JEFE OFICINA ASESORA JURÍDICA
 
Actividades Entorno Entorno Imprimir Imprimir
Actividades
No. Cargo Actividad Observaciones

(1)

Jefe Oficina Asesora Jurídica y/o funcionario designado de la Oficina Asesora Jurídica

Ingresa a www.sigep.gov.co, al link Portal Administración, escoge la opción SIGEP, registra el usuario y clave de Jefe de Contratos y/o operador de Contratos, anota los datos requeridos por el aplicativo dispuesto para el registro de hojas de vida en el Sistema de Información y Gestión del Empleo Público, los cuales se encuentran en negrilla, guarda la información consignada, por la opción guardar y procede a dar de alta al contratista, dando click en Dar Alta Portal, generando así, la clave al Contratista.
 

Por tener el perfil de rol de contratos y/o operador de Contratos. La clave se genera a través de la herramienta, una vez da de alta al Contratista y/o proveedor, el sistema le genera una clave al correo que previamente haya suministrado.
 

(2)

Jefe Oficina Asesora Jurídica y/o funcionario designado de la Oficina Asesora Jurídica

Solicita por escrito en la invitación para presentar propuesta al futuro contratista, registrar la información en su hoja de vida en el portal del SIGEP, a través del link Portal Contratistas, dispuesto en www.sigep.gov.co; verifica que la impresión de la misma se encuentre firmada y actualizada respecto a los documentos subidos al Sistema de Información si fuere del caso y la incorpora en el expediente contractual, junto con los demás documentos requeridos en la etapa precontractual.
 

En el evento que el futuro contratista, haya registrado en el Sistema de Información y Gestión del Empleo Público -SIGEP-administrado por el Departamento Administrativo de la Función Pública, la información de hoja de vida, previa habilitación por parte de la unidad de contratos, le solicita por escrito en la invitación para presentar propuesta, actualizar la misma, con la información requerida por el Sistema en cuanto a Datos Generales, Formación y experiencia si fuere del caso. El Abogado que proyecta el contrato antes de la suscripción del mismo, deberá revisar que la impresión de la hoja de vida se encuentre firmada, junto con la declaración suscrita por el futuro contratista de inhabilidad e incompatibilidad para contratar y de haber actualizado la hoja de vida en el aplicativo del SIGEP
 

(3)

Jefe Oficina Asesora Jurídica y/o funcionario designado de la Oficina Asesora Jurídica

Valida y aprueba en el aplicativo del SIGEP, la información ingresada por el Contratista, esto es: Educación Básica y Media; Formación Superior; Experiencia Docente, si es del caso y Experiencia Laboral, verificando la información registrada, con los documentos requeridos en la etapa precontractual del contrato, incluida la actualización para el caso que aplique que constará en la declaración suscrita por el mismo de inhabilidad e incompatibilidad para contratar y de haber actualizado la hoja de vida en el aplicativo del SIGEP – plantilla declaración juramentada de inhabilidad e incompatibilidad y de actualización de hoja de vida en el SIGEP.
 


 

(4)

Jefe Oficina Asesora Jurídica y/o funcionario designado de la Oficina Asesora Jurídica

Registra dentro de los dos (2) meses siguientes a su legalización, el contrato en el aplicativo del SIGEP, ingresando por la opción Vinculación y Desvinculación.
 


 

(5)

Funcionario designado de la Oficina Asesora Jurídica

Registra en el aplicativo del SIGEP dentro del mes siguiente a la terminación del contrato, la finalización del mismo.
 


 

(6)

Funcionario designado de la Oficina Asesora Jurídica

Archiva de acuerdo a la tabla de Retención Documental y mantiene en custodia, la documentación correspondiente a la validación ingresada por el Contratista, el registro de los contratos y la finalización de los mismos en la carpeta TRD 130-21-1 – REPORTES SIGEP.
 


 

REGISTROS
CódigoRegistroDependencia
PlantillaDeclaración juramentada de inhabilidad y de actualización de la hoja de vida en el SIGEP. Oficina Asesora Jurídica
NA/317Herramienta tecnológica Sistema de Información y Gestión del Empleo PúblicoOficina Asesora Jurídica

 
PUNTOS DE CONTROL
Nº de actividadDescripcion del riesgoMétodo de controlFrecuenciaResponsable
APAJUOAJPT0901No generar la clave al Contratista para el diligenciamiento de la Hoja de vida y/o actualización de la misma.Generar la clave al Contratista, una vez se suscriba el mismo entre las partes.Por eventoJefe / Oficina Asesora Juridica
APAJUOAJPT0902No diligenciamiento de la hoja de vida y/o actualización de la misma, por parte del Contratista Verificar antes de la suscripción del contrato que la hoja de vida impresa contenga la firma del contratista y que se hayan diligenciado todos los campos del formato impreso, partiendo de la declaración de inhabilidad y actualización de la hoja de vida en SIGEP que para el efecto haya suscrito el contratistaPor eventoJefe / Oficina Asesora Juridica
APAJUOAJPT0904No registrar el contrato en el SIGEP, una vez legalizado el mismoRegistrar el contrato en el SIGEP, dentro de los dos (2) meses siguientes a la legalización del mismo. Por eventoJefe / Oficina Asesora Juridica

 
CONTROL DE CAMBIOS
VersiónFecha y acto administrativo de aprobaciónCambioSolicitante
1.0Resolucion 1973 - 13/06/2013 Documento Nuevo Luis Alfredo Escobar Rodríguez – Jefe Oficina Ases
2.0Resolucion 5700 - 20/12/2013 Se incluye la actividad 5, con el fin de dar cumplimiento a la recomendación plasmada, en el informe de auditoría de Control Interno No. 77 del 15 y 16 de octubre de 2013, la cual establece que se debe complementar y tener un punto de control donde se custodie la documentación correspondiente al registro y validación del contratista en el procedimiento REGISTRO HOJAS DE VIDA Y CONTRATOS EN EL SIGEP.Luis Alfredo Escobar Rodríguez – Jefe Oficina Ases
3.0Resolución No. 3053 - 04/12/2014 Se actualiza el procedimiento en cuanto a la normatividad vigentes y se modifica la frecuencia de los puntos de control que se tenían establecidos en la anterior versión diariamente por A evento, con el fin de dar cumplimiento a la recomendación plasmada en el informe No. 32 del Auditor de Control Interno. Luis Alfredo Escobar Rodríguez – Jefe Oficina Ases
4.0Resolución 1418 - 04/09/2015 Se actualiza el procedimiento en cuanto a la normatividad vigente y se incluyen las actividades de verificar la actualización de las hojas de vida y la finalización de los contratos para dar cumplimiento a la recomendación de los integrantes del Comité de Control Interno y Calidad en acta No. 011 del 14 de mayo de 2015.María Margarita Cárdenas Cortes – Jefe Oficina Ase
5.0Resolución No. 1100 - 27/06/2016 Se actualiza el procedimiento modificando en la actividad 4 el término para registrar los contratos para mitigar la no conformidad potencial CI03816 y se agregó un plazo para finalizar los mismos, con el fin de cumplir con la mejora establecida por el proceso para la debilidad detectada en el informe No. 2 del 14/03/2016, correspondiente a la auditoría de Control Interno.María Margarita Cárdenas Cortes – Jefe Oficina Ase

 
CONTROL DE DOCUMENTOS
Elaboró: Nancy Estela Bautista PérezCargo: Profesional Especializado – Código: 2028 – Grado 14 (E.)Fecha: 06/05/2016Firma:
Revisión técnica: Yeris Vanessa de la Hoz. Cargo: PROFESIONAL 2 Fecha: 02/06/2016Firma:
Aprobó: Acto Administrativo: 3053Cargo: Comite coordinador del sistema de control interno y calidad.Fecha: 27/06/2016Firma: