ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO TRAMITE DEMANDAS

VERSION: 4.0

PAGINA 1 DE 1

(1)

Secretaria GIT Defensa Judicial /Oficina Asesora Jurídica

Recibe y verifica la documentación respectiva, se notifica de la demanda y entrega al notificador del Juzgado copia de dicha notificación, radica la copia de la demanda en la oficina de atención al ciudadano; el mismo día de la diligencia de notificación.
 

Cuando las notificaciones se surtan en la modalidad de aviso. Solo se puede notificar personalmente al Director General o a quien éste delegue mediante acto administrativo.
 

(2)

Secretaria GIT Defensa Judicial /Oficina Asesora Jurídica

VIENE DEL PROCEDIMIENTO APGDOSGEPT18 - REVISION Y RADICACIÓN DE CORRESPONDENCIA EXTERNA RECIBIDA PRESENCIAL Recibe, revisa que la demanda contenga el número de radicación y la fecha de registro del documento en el Sistema de Gestión Documental ORFEO, firma el recibí con fecha y hora en la planilla y en la demanda y la entrega el mismo día de su recepción con sus anexos a la Coordinadora del GIT Defensa judicial para el reparto al Abogado encargado de asignar los procesos a los apoderados externos
 

(3)

Coordinadora del GIT Defensa Judicial

Efectúa el reparto dentro del mismo día y/o máximo al día siguiente hábil para que el Abogado encargado de asignar los procesos, asigne la demanda al apoderado externo correspondiente.
 

(4)

Secretaria GIT Defensa Judicial /Oficina Asesora Jurídica

Recibe de la Coordinadora del GIT de Defensa Judicial la demanda, reasigna por el Sistema de Gestión Documental Orfeo el radicado; radica en el libro de reparto y entrega el mismo día de recibida la demanda o máximo al día siguiente hábil al Abogado encargado de asignar las demandas al apoderado externo correspondiente.
 

(5)

Abogada encargado de asignar las demandas del GIT Defensa Judicial / Oficina Asesora Jurídica

Recibe la demanda y sus anexos, envía correo electrónico a la Secretaria Técnica del Comité de Defensa para que solicite el expediente laboral y procede a proyectar oficio de asignación dentro del día hábil siguiente al recibo de la misma al apoderado externo que corresponda, elaborando poder y el oficio respectivo, anexando la copia de la demanda. Asocia al oficio el radicado padre; tipifica tabla de retención documental, registra la impresión del documento; descarga del Sistema de Gestión Documental Orfeo el trámite; y del libro de reparto de trámites a su cargo y actualiza la asignación del proceso en su base de datos de asignación de demandas para los apoderados externos, con el fin de llevar el conteo de la cantidad de procesos por apoderado externo y pasa para firma del Coordinador del GIT Defensa Judicial.
 

(6)

Secretaria Técnica del Comité de Defensa Judicial y Conciliación del GIT Defensa Judicial /Oficina Asesora Jurídica

Proyecta oficio para firma de la Coordinadora del GIT Defensa Judicial solicitando al Archivo el envío del expediente laboral en medio magnético para ser enviado con el oficio de asignación al apoderado externo.
 

(7)

Coordinador del GIT Defensa Judicial /Oficina Asesora Jurídica

Recibe los oficios de solicitud del expediente laboral y de asignación del proceso; revisa los mismos; confronta con los datos del proceso; procede a dar el Vo. Bo., al poder; firma los oficios de solicitud de expediente laboral y de asignación de la demanda y asigna el proceso por el Sistema Único de Información Litigiosa del Estado ekogui, en caso de que el mismo ya se encuentre radicado por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado y lo devuelve a la Abogada encargada de asignar las demanda.
 

En caso que no se encuentre radicado; espera a que la Agencia Nacional le notifique al correo electrónico que la Entidad ha sido vinculada al proceso y procede a asignarlo dentro del Sistema.
 

(8)

Abogada encargado de asignar las demandas del GIT Defensa Judicial / Oficina Asesora Jurídica

Recibe poder, demanda y oficio de asignación y reasigna por el sistema de Gestión Documental ORFEO, el mismo al abogado encargado de las bases de datos de los apoderados externos para que registre el mismo para el control respectivo.
 

(9)

Abogado encargado de las bases de datos de apoderados externos del GIT Defensa Judicial / Oficina Asesora Jurídica

Recibe el poder, la demanda y el oficio de asignación del proceso; gestiona las firmas del poder; entrega el mismo al GIT Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos para la autenticación de la firma de quien otorga el poder; realizando el seguimiento del diligenciamiento de éste; para su entrega oportuna al apoderado externo. Registra en la base de datos de seguimiento asignación de demandas la información requerida; actualiza la misma contando los términos que tiene el apoderado externo para la contestación de la demanda, anota la fecha en el cuadro; actualizando en el mismo el término de 8 a 15 días calendario para que el apoderado allegue la ficha técnica con la demanda y su contestación; para estudio y aprobación de los integrantes del Comité de Defensa Judicial y Conciliación y pasa la base de datos a la Secretaría Técnica del Comité de Defensa Judicial a través de la intranet con copia a la Coordinadora del GIT Defensa Judicial; los días viernes de cada semana; para que se proyecten los oficios requiriendo a los Abogados externos el registro en el ekogui de las fichas técnicas y la radicación de las mismas en la oficina de Atención al Ciudadano. Registra en la base de datos de Demandas Admitidas las demandas y envía el último día del mes o máximo a los dos (2) días siguientes a través de la intranet a la Abogada encargada de asignar las demandas para el informe mensual de procesos que se envía al GIT de Contabilidad (Conciliación entre procesos) Elabora el informe trimestral dentro del mes siguiente al trimestre causado de las demandas admitidas y envía para publicación en la página de la Entidad.
 

DEMANDA LABORAL: El término para contestar la demanda es de diez (10) días hábiles, contados después de los cinco (5) días hábiles de la fecha de notificación por aviso. EJECUTIVO LABORAL: El término para presentar las excepciones en un proceso ejecutivo laboral es de diez (10) días hábiles; dentro de los cuales se cuentan los cinco (5) días hábiles para pagar. DEMANDA CONTENCIOSO ADMINISTRATIVA: El término para contestar la demanda es de cincuenta y cinco (55) días a partir de que se efectúe la última notificación del auto admisorio si son varios los demandados.
 

(10)

Secretaria Técnica del Comité de Defensa Judicial y Conciliación del GIT Defensa Judicial /Oficina Asesora Jurídica

Recibe por la intranet la base de datos de seguimiento de asignación de demandas y proyecta dentro de los dos (2) días hábiles siguientes, los oficios requiriendo a los apoderados externos el registro en el ekogui de las fichas técnicas para estudio y aprobación de los integrantes del Comité de Defensa Judicial y Conciliación y la radicación en la Oficina de Atención al Ciudadano.
 

(11)

Coordinador del GIT Defensa Judicial /Oficina Asesora Jurídica

Recibe los oficios, revisa, con la base de datos de seguimiento asignación de demandas y firma los oficios con destino a los apoderados externos y devuelve a la Secretaria Técnica del Comité de Defensa Judicial.
 

(12)

Secretaria Técnica del Comité de Defensa Judicial y Conciliación del GIT Defensa Judicial /Oficina Asesora Jurídica

Recibe los oficios firmados, tipifica la TRD en el Sistema de Gestión Documental ORFEO, registra impresión del documento y pasa al Profesional encargado de la base de datos de pendientes de los apoderados externos.
 

(13)

Abogado encargado de las bases de datos de apoderados externos del GIT Defensa Judicial / Oficina Asesora Jurídica

Recibe los oficios, registra en la base de datos de pendientes de los apoderados externos; envía por correo electrónico para los apoderados externos que se encuentren fuera de la sede de Bogotá y pasa a la Secretara del GIT Defensa Judicial para el envío a sus destinatarios.
 

La base de datos de pendientes de los apoderados externos, debe estar actualizada contantemente y se debe socializar todos los viernes de cada semana a la Coordinadora del GIT Defensa Judicial.
 

(14)

Secretaria GIT Defensa Judicial /Oficina Asesora Jurídica

Recibe los oficios, digitaliza, informa el medio de envío; elabora sobres y remite los oficios a sus destinatarios. PASA AL PROCEDIMIENTO APGDOSGEPT10 - CORRESPONDENCIA EXTERNA ENVIADA POR MENSAJERO Y/O POR CUALQUIER EMPRESA DE CORREOS.
 

Archiva la copia con la constancia de recibido y con la copia de la guía en el expediente virtual y físico de acuerdo con la TRD.
 

(15)

Profesional encargado de las base de datos del GIT Defensa Judicial / Oficina Asesora Jurídica

Recibe el poder, la demanda y el oficio de asignación del proceso y gestiona las firmas del poder. Entrega el mismo al GIT Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos para la autenticación de la firma de quien otorga el poder.
 

(16)

Profesional encargado de las base de datos del GIT Defensa Judicial / Oficina Asesora Jurídica

Recibe poder con la nota de presentación personal; toma fotocopia del mismo para la carpeta del apoderado externo, le adjunta el juego de representación legal, la demanda y sus anexos, el expediente laboral, el oficio de asignación del proceso; realiza el trámite por el Sistema de Gestión Documental ORFEO, digitaliza, informa el medio de envío; elabora sobres y remite máximo al día hábil siguiente al recibo del poder a los correspondientes apoderados externos. PASA AL PROCEDIMIENTO APGDOSGEPT10 - CORRESPONDENCIA EXTERNA ENVIADA POR MENSAJERO Y/O POR CUALQUIER EMPRESA DE CORREOS.
 

Las demandas con destino fuera de la sede de Bogotá, se deben enviar antes a través de correo electrónico, para evitar vencimientos de términos en las contestaciones de las demandas.
 

(17)

Secretaria GIT Defensa Judicial /Oficina Asesora Jurídica

VIENE DEL PROCEDIMIENTO APGDOSGEPT10 - CORRESPONDENCIA EXTERNA ENVIADA POR MENSAJERO Y/O POR CUALQUIER EMPRESA DE CORREOS. Recibe la copia del oficio de asignación del proceso al apoderado externo, junto con la copia del poder y la constancia de envío y archiva en el expediente virtual y físico, de acuerdo a la TRD.