ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO ATENCION A MODALIDADES DE PETICION

VERSION: 4.0

PAGINA 1 DE 1

(1)

Encargado recepcionar la correspondencia Oficina Asesora Jurídica y/o GIT Defensa Judicial /Oficina Asesora Jurídica

Viene del Procedimiento APGDOSGEPT18 - REVISION Y RADICACIÓN DE CORRESPONDENCIA EXTERNA RECIBIDA PRESENCIAL Recibe el derecho de petición y/o solicitud de concepto jurídico interno y pasa a la jefe de la oficina asesora jurídica y/o al Coordinador del GIT de Defensa Judicial para su análisis y reparto al profesional encargado del trámite.
 

El reparto al Profesional encargado se debe realizar dentro de las 24 horas siguientes. Las peticiones podrán presentarse verbalmente y deberá quedar constancia de la misma o por escrito o cualquier otro medio idóneo para la comunicación o transferencia de datos.
 

(2)

Jefe oficina Asesora Jurídica y/o Coordinador del GIT Defensa Judicial /Oficina Asesora Jurídica

Estudia, analiza y efectúa el reparto al funcionario o profesional encargado de contestar el derecho de petición y/o concepto jurídico para proyectar oficio o memorando según corresponda con la respuesta al mismo en el término legal dependiendo de la petición requerida.
 

Si más de diez (10) personas formulan peticiones análogas, de información, de interés general o de consulta, se podrá dar una única respuesta, la cual se publicará en un diario de amplia circulación y en la página web de la Entidad y se entregará copias de la misma a quienes las soliciten.
 

(3)

Encargado recepcionar la correspondencia Oficina Asesora Jurídica y/o GIT Defensa Judicial /Oficina Asesora Jurídica

Recibe y radica en el libro de reparto de trámites al funcionario o profesional encargado de contestar el derecho de petición y/o concepto jurídico.
 

(4)

Encargado de atender derecho de petición y/o concepto jurídico de la Oficina Asesora Jurídica/ GIT de Defensa Judicial

Recibe, analiza la petición si está incompleta o en el evento en que el peticionario deba realizar alguna gestión de trámite a su cargo necesaria para adoptar una decisión de fondo, requiere a través de oficio o memorando al peticionario dentro de los diez (10) días siguientes a la fecha de radicación para que la complete en el término no máximo de un (1) mes. Decreta el desistimiento y archivo del expediente, si el peticionario no cumple el procedimiento dentro de los términos previstos en esta actividad; salvo que antes de vencer el plazo concedido solicite su prórroga hasta por un término igual.
 

El término para resolver la petición se reactivará a partir del día siguiente en que el interesado aporte los documentos o informes requeridos.
 

(5)

Encargado de atender derecho de petición y/o concepto jurídico de la Oficina Asesora Jurídica/ GIT de Defensa Judicial

Proyecta oficio o memorando informando inmediatamente al interesado si la petición es verbal o dentro de los cinco (5) días siguientes al de la recepción, si obró por escrito; la falta de competencia y dentro de este término remite la petición al competente y envía copia del oficio remisorio al peticionario.
 

Si no existe funcionario competente se informará igualmente al peticionario. Los términos para decidir o responder se contarán a partir del día siguiente a la recepción de la petición por el competente.
 

(6)

Encargado de atender derecho de petición y/o concepto jurídico de la Oficina Asesora Jurídica/ GIT de Defensa Judicial

Proyecta oficio o memorando informando al peticionario que solicita información o documentos de carácter reservado por la Constitución Política o la Ley que la misma solo podrá ser solicitada por el titular de la información, por sus apoderados o por personas autorizadas con facultad expresa para acceder a la misma.
 

Para el caso de los que involucren derechos de privacidad e intimidad de las personas; datos de información financiera y comercial; los protegidos por el secreto comercial o industrial y los amparados por el secreto profesional. El carácter reservado de una información o de determinados documentos no será oponible a las autoridades judiciales, legislativas, ni a las administrativas que siendo constitucional o legalmente competentes para ello, los soliciten para el debido ejercicio de sus funciones.
 

(7)

Encargado de atender derecho de petición y/o concepto jurídico de la Oficina Asesora Jurídica/ GIT de Defensa Judicial

Proyecta oficio o memorando motivado rechazando la petición de informaciones o documentos; indicando las disposiciones legales que impiden la entrega de la información o documentos pertinentes y notifica al peticionario. En caso de insistir, proyecta oficio enviando la documentación correspondiente al Tribunal Administrativo con jurisdicción en el lugar donde se encuentren los documentos
 

No procede recurso contra la decisión que rechace la petición. En caso que insista en la petición de información o de documentos; será el Tribunal Administrativo con jurisdicción del lugar donde se encuentre la documentación para el caso de autoridades nacional; quien decidirá en única instancia si se niega o se acepta total o parcialmente la petición formulada.
 

(8)

Encargado de atender derecho de petición y/o concepto jurídico de la Oficina Asesora Jurídica/ GIT de Defensa Judicial

Elabora mediante oficio o memorando según corresponda, la respuesta al Derecho de Petición dentro de los quince (15) días siguientes a su recepción y/o concepto jurídico se resolverá dentro de los treinta (30) días siguientes a su recepción; para la firma del jefe de la Oficina Asesora Jurídica o del Coordinador del GIT de Defensa Judicial, según sea el caso. Asocia la respuesta al radicado padre, incluye en el expediente virtual, registra la impresión del documento de salida y descarga en el sistema de correspondencia el trámite y en el libro de reparto de tramites a su cargo.
 

Estará sometida a término especial la resolución de las siguientes peticiones: La petición de documentos y de información se resolverá dentro de los diez (10) días siguientes a su recepción; en caso de no darse respuesta dentro de este plazo se entenderá que la solicitud ha sido aceptada; cuyas copias se entregarán dentro de los tres (3) días siguientes. En caso de no poderse responder las peticiones en los plazos señalados, se informará al interesado antes del vencimiento de su término expresando los motivos y señalando a su vez el plazo razonable de respuesta, que no podrá exceder del doble del inicialmente previsto.
 

(9)

Jefe oficina Asesora Jurídica y/o Coordinador del GIT Defensa Judicial /Oficina Asesora Jurídica

Recibe, revisa y firma el oficio o memorando de respuesta al derecho de petición o solicitud de concepto, verificando la documentación soporte, si es del caso.
 

En caso que soliciten expedición de documentos.
 

(10)

Encargado recepcionar la correspondencia Oficina Asesora Jurídica y/o GIT Defensa Judicial /Oficina Asesora Jurídica

Diligencia la base de datos establecida para el control de los derechos de petición y conceptos jurídicos allegados al proceso y /o al Grupo de Defensa Judicial.
 

(11)

Encargado recepcionar la correspondencia Oficina Asesora Jurídica y/o GIT Defensa Judicial /Oficina Asesora Jurídica

Recibe oficio o memorando de respuesta firmado y antecedentes si son del caso, digitaliza, informa el medio de envío y remite la respuesta al peticionario por correo certificado y/o a la dependencia solicitante. Pasa al PROCEDIMIENTO APGDOSGEPT09 - CORRESPONDENCIA EXTERNA ENVIADA POR CORREO. Archiva una copia de la solicitud y de la respuesta en la carpeta y expediente virtual correspondiente, de acuerdo a las TRD.